Pre mnohé firmy je denné vysielanie a prijímanie faxov. Faxovanie je tak obyčajné, že sa ľahko dostanete do neformálnej komunikácie. Po niekoľkých jednoduchých krokoch pomôžete udržiavať vaše faxy vyzerajúce profesionálne. Uplatňovaním správnej faxovej etikety zabezpečíte, aby vaša firma udržiavala vašu profesionálnu povesť, ktorú ste pracovali tak ťažko.
Odosielanie faxov
Vždy pamätajte na faxovanie dokumentov je obchodný proces. Z tohto dôvodu majte na pamäti tieto základné smernice:
-
Vždy vložte titulnú stránku bez akýchkoľvek zbytočných informácií alebo umeleckých diel. Do titulného listu uveďte svoje meno a kontaktné údaje, počet strán (vrátane krycieho listu faxu), zamýšľaného príjemcu a všetky ďalšie relevantné informácie. Pamätajte na to, že príjemca faxu nemusí byť jediný, kto uvidí dokument, takže sa uistite, že máte kryt profesionálneho faxu.
-
Po odoslaní faxu uskutočnite následný hovor príjemcovi. To nevyžaduje hĺbkovú diskusiu o tom, čo obsahuje fax. Jednoducho potvrdzujete, že fax bol prijatý. V tejto konverzácii je vhodné, aby vám táto osoba vedomá, že vám môže bezplatne zavolať s prípadnými následnými otázkami na faxované materiály.
-
Pri faxovaní citlivých alebo dôverných informácií používajte diskrétnosť. Ak posielate informácie osobnej povahy, zavolajte, aby si jednotlivec vedel, že fax odosielate vopred. Jeden spôsob, ako sa vyhnúť tomuto typu problému, je použiť službu online faxovania. Tieto služby odosielajú faxované priamo do osobného počítača.
-
Buďte opatrní pri odosielaní nevyžiadaných materiálov. Každý, kto pracuje v kancelárii, vie, ako môžu byť nepríjemné tieto reklamy na nižšie náklady na zdravotné poistenie a zľavnené výlety na Havaj môžu byť. Ak odosielate nevyžiadané faxy svojim zákazníkom, robte to len v zriedkavých prípadoch, keď je to zaručené. Ak dostanete žiadosť od príjemcu, ktorý vás žiadal, aby nedostal takéto faxy, rešpektujte ich želania a odstráňte ich zo zoznamu.
Prijímanie faxov
Rovnako ako pri odosielaní faxov existujú aj etikety týkajúce sa prijímania faxov:
-
Rešpektujte súkromie dôverných prijatých faxov. Nezdieľajte so svojimi spolupracovníkmi osobné údaje, ktoré boli určené výlučne pre vaše prezeranie.
-
Nenechávajte citlivé faxy ležiace v okolí, kde by ich potenciálne mohli vidieť aj ostatní. Správa faxov, ako by ste robili nejaké iné dôverné dokumenty.
-
Ak obdržíte fax omylom, nechajte odosielateľa vedieť tým, že mu zavoláte. Zvyčajne sa požaduje, aby ste zničili akékoľvek prijaté chyby.
