Podnikateľská etická politika, ktorá sa zaoberá zneužitím zamestnancov, je krokom k vytvoreniu prostredia dôvery. Avšak aj pri silnej politike môže byť pre majiteľov firiem veľkou výzvou presvedčiť zamestnancov, aby urobili kroky vpred, keď sa vyskytne nesprávne konanie. Z tohto dôvodu je dôležitá podpora zamestnancov prostredníctvom programov a činností, ktoré integrujú dobré štandardy správania do poslania a vízie vášho podniku.
Začíname
Definujte pochybenia na pracovisku, ktoré sa vzťahujú na vašu firmu. Medzi bežné príklady patrí krádež, podvod, sexuálne obťažovanie, očividná neposlušnosť, vykonávanie osobných obchodov a odosielanie alebo prijímanie osobných e-mailov počas práce. Komunikujte túto definíciu s novými zamestnancami a súčasnými zamestnancami prostredníctvom písomných štandardov správania a ako súčasti etického školenia. Chráňte svoje zákonné právo sledovať, počúvať a čítať komunikáciu na pracovisku tým, že všetci viete, že monitorovanie zamestnancov je štandardnou obchodnou praxou. Ďalšou výhodou priamemu a priamemu prístupu je to, že postupy monitorovania často menia skôr preventívne, ako reaktívne kontroly.
Plán monitorovania zneužitia
Zavádzanie monitorovania hovorov a monitorovania počítača ako taktiky, aby sa zabezpečilo, že zamestnanci dodržiavajú štandardné prevádzkové postupy a neuskutočňujú osobné práce v práci. Monitorovanie hovorov zahŕňa v reálnom čase počúvanie náhodne vybraných telefónnych rozhovorov alebo ich nahrávanie a následné počúvanie. Dodržiavanie federálnych zákonov o ochrane osobných údajov prostredníctvom informovania volajúcich môže pred konverzáciou zaznamenávať ich konverzáciu na účely kontroly kvality. Technológie monitorovania počítačov zahŕňajú softvérové programy, ktoré umožňujú zobraziť to, čo sa nachádza na obrazovke a uložené na počítačových termináloch a pevných diskoch. To je užitočné pri monitorovaní používania internetu a elektronickej komunikácie a pri predchádzaní podvodom alebo krádeži. Nainštalujte videokamery v pokladničných staniciach, v skladovacích priestoroch a miestnostiach na rozbitie, aby ste zabránili vnútornej krádeži.
Audítorské postupy
Preskúmajte nahraté telefonické konverzácie a protokoly hovorov, protokoly o počítačoch, pásky videozáznamu a správy o nápravných opatreniach s cieľom identifikovať skoršie neidentifikované prípady zneužitia zodpovednosti, ako aj identifikovať trendy správania. Vytvárajte a používajte kontrolné zoznamy, pripomienky a písomné zhrnutia pri riešení prípadov a tendencie zneužitia. Predtým, než začnete konať, prečítajte si porušenie pravidiel zneužitia, ktoré sa objavili počas monitorovania alebo auditu s útočiacim zamestnancom. Je možné, že informácie alebo pozorované akcie boli nepochopené alebo vyňaté z kontextu. Zamestnanec by mal mať príležitosť poskytnúť vysvetlenie skôr, ako sa rozhodnete, či prijmete nápravné opatrenie.
Povzbudzujte oznamovanie zamestnancov
Povzbudzujte svojich zamestnancov, aby uviedli dobrý príklad. Zachovať pevný záväzok predchádzať nesprávnemu správaniu a riešiť ho. Zaviesť politiku otvorených dverí v rámci riadiaceho tímu, poskytnúť pracovníkom spôsoby, ako anonymne hlásiť nesprávne konanie a vytvoriť kultúru, v ktorej zamestnanci považujú nesprávne konanie v rámci správy za normálnu súčasť svojej práce. Čím silnejší je váš záväzok a čím viac podporujete a podporujete hlásenie o nesprávnom správaní, tým väčšia je šanca, že zamestnanci budú sledovať vašu vedúcu pozíciu a budú oznamovať prípady zneužitia zodpovednosti.
