V každom obchodnom prostredí existuje veľký rozdiel medzi jednoduchou spoluprácou a spoluprácou. Vytvorenie skutočne spolupracujúceho prostredia môže byť na virtuálnom pracovisku ešte náročnejšie, najmä ak sa členovia tímu navzájom neznajú alebo majú odlišné kultúrne zázemie. Napriek tomu, s malým know-how a správnymi nástrojmi, nie je naozaj žiadna výzva, ktorú virtuálny tím nemôže prekonať.
Vytvorte zdieľané porozumenie
Zrušte nejaké nesprávne predstavy, ktoré členovia tímu môžu mať o tom, čo je online spolupráca a čo zahŕňa. To je obzvlášť dôležité u ľudí, ktorí nie sú zvyknutí spolupracovať online. Cieľom je stretnúť sa a pracovať spoločne v reálnom čase, nie poslať zálohu e-mailov - a e-mailových príloh - tam a späť. Hoci e-mailové a iné asynchrónne nástroje, vrátane zdieľaného pracovného priestoru a kalendára, knižnice dokumentov a diskusné fóra sú dôležité, skutočne spolupracujúce prostredie vyžaduje synchronné interakcie v reálnom čase.
Definujte role, nie úlohy
Definujte úlohy a objasnite výstupné očakávania, ale nedefinujte kroky potrebné na dosiahnutie cieľov projektu vopred. Keith Ferrazzi, autor a generálny riaditeľ spoločnosti Ferrazzi Greenlight, výskumnej poradenskej a tréningovej spoločnosti, tvrdí, že neistota úloh je kľúčom k spolupráci na internete. Ferrazzi cituje výskum, ktorý zistil, že spolupráca na internete sa zvyšuje, keď členovia tímu majú jasne definované úlohy, ale musia spolupracovať pri rozhodovaní o tom, ako dosiahnuť ciele tímu.
Vytvorte spoluprácu
Pokračujte a dajte ostatným - ktorí môžu byť kvalifikovanejší, ale ktorí nie sú normálnym vedúcim tímu - šancu poskytnúť usmernenie alebo dať pokyny. Každý člen musí byť ochotný obetovať osobné záujmy a robiť to, čo je najlepšie pre tím. Ferrazzi navrhuje hneď na začiatku hry hrať niekoľko hier, ako je on-line, team-založený úklonník alebo hry na hranie rolí, a to nielen na vytvorenie spolupráce, ale aj na vybudovanie vodcovských schopností a tímových zručností.
Použite správne nástroje
Audio a videokonferencie, interaktívne tabule, softvér na spoluprácu s dokumentmi a okamžité zasielanie správ sú nevyhnutným nástrojom na stretávanie sa v reálnom čase a spoluprácu s členmi tímu počas celého dňa. Napríklad interaktívne tabule ponúkajú možnosti kreslenia, písania textu a vloženia obrázkov, čo je dobrá voľba pre brainstorming a jemné doladenie prezentácií. Pri kombinácii s audiokonferenciami môžu členovia tímu vidieť, kto sa zúčastňuje a rozpráva sa navzájom. Nástroje na spoluprácu s dokumentmi umožňujú spoluprácu v reálnom čase a spoločnú úpravu s jedným alebo viacerými ľuďmi.
