E-mail je efektívny a rýchlejší spôsob odosielania obchodnej komunikácie v porovnaní s poštovou službou. Je to tiež jednoduchší spôsob výmeny dokumentov. Niektoré veci, ktoré je potrebné zvážiť pri odosielaní firemného e-mailu s prílohou, sú jeho veľkosť, program používaný na vytvorenie prílohy a možnosť vírusov. Je tiež dôležité si uvedomiť, že príjemca nemusí byť jediný, kto vidí tvoju správu. Použite profesionálny tón, ktorý vám ponechá priaznivý dojem.
Napíšte riadok predmetu, ktorý primerane odráža správu. Špecifické témy pomôžu zamestnancom organizovať e-maily podľa firemných projektov. Neurčité názvy, ako napríklad "Dôležité" alebo "Prečítajte si prosím", sťažujú vyhľadávanie správ v budúcnosti.
Vytvorte správu, ktorá je stručná a ľahko čitateľná. Zamestnanci musia denne posielať veľké objemy e-mailových správ a majú len málo času čítať dlhé správy. Použite čitateľné písmo, obsahujú veľa bieleho priestoru a primerane používajú malé a malé písmená. Napíšte svoju správu v tóne, ktorý je zdvorilý, ale profesionálny, a začnite a končte profesionálnymi pozdravmi.
Pozrite si prílohu. Zaneprázdnení zamestnanci sú často ponáhľaní na čas a môžu prehliadať prílohu, ak na to nie je odkaz. Umožnite príjemcovi vedieť, čo obsahuje príloha a čo s ňou súvisí.
Pred odoslaním sa uistite, že ste dokument pripojili. Janis Fisher Chan, autor knihy "E-Mail: Príručka napísať to dobre - ako písať a spravovať e-mail na pracovisku" odporúča pripojiť dokument ešte predtým, než začnete písať svoju správu.
Nechajte čitateľa vedieť, aký program potrebujete na otvorenie súboru. Súbory Microsoft Office a Adobe Acrobat Reader sú bežné aplikácie používané na pracovisku.
Zvážte, koľko času bude príjemca potrebovať na stiahnutie prílohy. Použite program kompresie súborov pre veľké súbory, napríklad WinZip, alebo prerušte súbor na menšie časti, ktoré môžete odoslať samostatne. V úvahu pre obsadeného zamestnanca môžete tiež vložiť dokument do tela správy.
Opravte svoju správu. Pravopisné a gramatické chyby sa zdajú neprofesionálne. Vyhnite sa tiež používaniu slangu, skratiek a emotikonov vo vašej správe. Môžu to byť dobre známe výrazy, ale sú nevhodné v obchodných správach.
Pred odoslaním skenujte správu a pripojený dokument k vírusom.
Zahrňte odmietnutie zodpovednosti, ktoré povzbudzuje čitateľa, aby skenoval prílohu na vírusy pred stiahnutím. To môže chrániť vašu spoločnosť pred možnosťou právneho konania, ak príjemca dostane prostredníctvom prílohy vírus.
Výstraha
Neposielajte ako prílohy reťazové správy, spam alebo vtipy. Sú neprofesionálne a nevhodné.
