Úloha plánovača schôdzok môže byť skľučujúca vzhľadom na množstvo podrobností týkajúcich sa plánovania a organizácie konferencie rečníkov, ale ak sa vám páči výzva multitaskingu a ste známi ako majster v žonglování detailov, budete dobre pripravení na práce.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Hlavný kontrolný zoznam
-
Zmluvy reproduktorov
-
miesto
-
Núdzový plán zálohovania
Začnite plánovať konferenciu reproduktorov najmenej rok vopred - dlhšie, ak ľudia, ktorých chcete uviesť ako hosťoví rečníci, sú významní muži a ženy, ktorých kalendáre naplnia roky vopred. Vytvorte hlavný kontrolný zoznam, ktorý podrobne opisuje každú úlohu, ktorú je potrebné splniť, aby ste prišli na konferenciu reproduktory a dodávky, vybavenie a ustanovenia, ktoré je potrebné získať na uskutočnenie udalosti.
Objednajte si konferenčné miesto na ľahko dostupnom mieste, ktoré sa nachádza na letiskách, verejnej doprave, hoteloch, reštauráciách a ostatných zariadeniach, keďže pracovníci na týchto miestach sú vyškolení, aby sa venovali davu konferencie 24 hodín denne 7 dní v týždni. Požiadajte svojho advokáta, aby vypracoval štandardnú zmluvu, aby ste mali právne záväznú dohodu s každým rečníkom, aby sa na podujatí zúčastnili.
Práca na konferenčnom programe tak, aby boli reproduktory účelne naplánované. Priraďte najdynamickejšie reproduktory, aby zvládli hlavné a záverečné sloty, takže účastníci sú nadšení poznámkami prvého a inšpirovanými slovami posledného. Vypočujte si svoje časové limity a uveďte im dôležitosť toho, aby ste ponechali čas na poľné otázky.
Objednávka spotrebného materiálu, registračné tabuľky, zabezpečenie prenájmu zariadení, značenie, odznaky a systém kreditnej karty / hotovostného príjmu pre tých, ktorí si nekúpili vstupenky. Odoslanie potvrdzujúceho rozvrhu konferenčným hovorcom niekoľko mesiacov pred termínom, ktorý umožní účastníkom dostatok času na realizáciu dopravných plánov. Overte si zodpovednosť vašej organizácie, napríklad náhrady za letenku, ubytovanie pred rezerváciou alebo limity výdavkov a zabezpečte, aby rečníci dostali zoznam spoločenských udalostí, na ktoré sú pozvaní v rámci svojej návštevy.
Vytvorte plán zálohovania pokrývajúci katastrofické možnosti: smrť alebo zranenie rečníka alebo zmena miesta na poslednom mieste. Priraďte dobrovoľníkov, aby pôsobili ako hostitelia každého rečníka a vyhradili si limuzín alebo taxislužbu, aby poháňali hovorcov, ak nie je doprava medzi zodpovednosť hostiteľa. Vykonajte posledné úlohy, ako je objednanie občerstvenia a prípadov vody pre reproduktory.
Vyzdvihnite svoju vytrvalosť v posledných dňoch pred konaním - ak budú audiovizuálne pomôcky chýbať, dochádza k zmiešaniu hotelových izieb a oneskorenie lietadiel, to je čas, keď sa veci vymkli kontrole. Dbajte na svoju dôveru a spoliehajte sa na hlavný kontrolný zoznam. Akonáhle ste napísali pohovor poďakovanie-poznámky pre rečníkov, urobte si láskavosť a dovolenku. Zaslúžil si si to.
