Či už ste hostiteľom firemného ústupu, konvencie alebo inej mimoriadnej udalosti, hosťujúci rečníci môžu ponúknuť svojim poslucháčom nové perspektívy a výhody skúseností. Kontrolný zoznam vám pomôže usporiadať opatrenia tak, aby všetko fungovalo hladko. Z dôvodov organizácie rozdelte kontrolný zoznam na oblasti: cestovné, finančné, technológie, adresy a potreby rečníkov. Hostiteľ a rečník môže vytvoriť kontrolné zoznamy v týchto kategóriách, aby zabezpečili, že udalosť nebude mať žiadne komplikácie.
Cestovné poriadky
Hosťujúci rečníci, či už sú platení alebo dobrovoľníci, zvyčajne musia prejsť do hovoriaceho zákazky. Môže ísť o dôležité cestovné plány, ako sú letenky a hotel, alebo jednoduchá jazda autom. Záleží na hostiteľskej organizácii. Zistite, odkiaľ prichádza reproduktor, aký druh dopravy bude potrebovať a jej preferencie pre čas príchodu a odchodu.Získajte tiež relevantné informácie o rečníkovi, napríklad dátum narodenia, ktorý je potrebný pre niektoré rezervácie. Potom by kontrolný zoznam mal zahŕňať rezerváciu cestovania - rezerváciu hotela v prípade potreby a zabezpečenie pozemnej dopravy, ako je auto. Pridajte si poznámku, aby ste potvrdili všetky opatrenia niekoľko dní pred nasadením. Kontrolné zoznamy hovorcov by mali zahŕňať aj poskytovanie informácií o hostiteľovi a potvrdenie podrobností.
Finančné dojednania
Položky na kontrolnom zozname hostiteľa by mali obsahovať potvrdenie o tom, že platba bola uskutočnená pre rečníka. Často sa reproduktory dostávajú pred udalosťou ako časť zadržiavateľa a časť po úspešnom dokončení zákazky. Ak je to tak, urobte dva položky kontrolného zoznamu, aby ste nezabudli. Finančný kontrolný zoznam rečníka by mal zahŕňať poskytnutie hostiteľa všetkých dôležitých podrobností, ako je adresa alebo číslo účtu pre priamy vklad, ako aj potvrdenie, že platba bola vykonaná.
Technologické potreby
Mnohí rečníci využívajú technológiu ako súčasť svojej adresy. Hosťujúci hovoriaci by mali vytvoriť zoznam všetkého, čo potrebujú - vrátane notebookov, spätného projektora a obrazovky, káblov, ukazovateľov, mikrofónu a tak ďalej. Hostiteľ by si mal vyžiadať tieto informácie a pridať praktické predmety, ako napájacie káble, záložné prenosné počítače a technickú osobu, ktorá je na dosah ruky, aby sa vyriešili akékoľvek problémy.
Reč a materiály
Hostiteľské organizácie by mali jasne vysvetliť, čo hľadajú od rečníka. Môže ísť o konkrétnu tému, na ktorú sa môžete zaoberať, alebo praktické podrobnosti, ako napríklad dĺžka adresy. Vytvorte zoznam všetkého a pošlite ho reproduktorovi. Pre rečníka by tento kontrolný zoznam mal zahŕňať dokončenie a úpravu adresy. Rečník by mal tiež zkontrolovať vytváranie duplicitných kópií reči a podporných materiálov, ako napríklad PowerPoint. Hostiteľ a rečník by mali vopred spolupracovať, aby určili, či reproduktor poskytne predstihovú kópiu adresy, možno pre médium alebo tlmočníka znakovej reči.
Starostlivosť o reproduktor
Táto časť kontrolného zoznamu je pre hostiteľa, nie pre reproduktora. Vášmu reproduktorovi by sa malo zaobchádzať ako s VIP. Priraďte osobu, ktorá bude konať ako sprostredkovateľ a obsluha pre rečníka, a poskytnite rečníkovi kontaktné informácie priradenej osoby. V deň udalosti sa uistite, že obsluha vie, kde pozdraviť reproduktor a poskytne všetky potrebné aktualizácie udalosti a dôležité podrobnosti. Riadiaci pracovník by mal predstaviť reproduktor aj pre dôležitých ľudí v organizácii. Pridajte položky do kontrolného zoznamu, ktoré zaisťujú pohodlie reproduktora počas podujatia, ako sú fľaše s vodou na pódiu. Napokon pridajte položky v kontrolnom zozname, aby ste si pripomenuli, že po podujatí poďakujete rečníkovi - možno s rukou písanou poznámkou alebo kvetinovou dohodou - a dokončiť akékoľvek platby.
