Písanie listov odmietnutia ponuky je bežná, ale nepáčila sa časť bežného podnikania. Odmietavý list je napísaný spoločnosťou, ktorá informuje inú spoločnosť, že ponuka, ktorú spoločnosť umiestnila, nebola prijatá. Pri písaní tohto typu listu majte na pamäti, že vaša správa by mala byť zdvorilá a priama. Mala by vysvetliť dôvody, prečo bola ponuka zamietnutá a mala by tiež oznámiť, že budúce ponuky od tejto spoločnosti budú radi zvážené.
Pripravte nadpis listu. Uveďte dátum, názov spoločnosti, meno a adresu kontaktu spoločnosti, ktorej ponuka bola zamietnutá.
Písomne odpovedajte na tento list. Písmeno by malo byť adresované pomocou slova "Milý" a meno kontaktu by malo byť uvedené ďalej.
Začnite listom poďakovaním spoločnosti za ponuku. Odmietavý list by mal byť zdvorilý a mal by konkrétne poďakovať spoločnosti za ponuku. Môže tiež zahŕňať dátum a úlohu, pre ktorú bola ponuka určená.Ak je to vhodné, uveďte aj vetu, v ktorej sa uvádza, že ste boli zaujatí určitými podrobnosťami ponuky a uveďte, aké sú.
Odmietnite ponuku spoločnosti. Zdvorilo povedzte, že ponuka, ktorú predložila táto spoločnosť, nebola prijatá a že ponuka od inej spoločnosti.
Ponúknite dôvody na zamietnutie. Po vyhlásení, že ponuka bola zamietnutá, poskytnite spoločnosti dva alebo dva dôvody týkajúce sa podrobností, prečo bolo toto rozhodnutie prijaté. Môže to byť z dôvodu cien alebo tovaru nižšej kvality, alebo preto, že táto konkrétna spoločnosť nie je dobre zavedená. To ponúka šancu, aby spoločnosť ponúkaca ponuky poznala problém a mala možnosť ho opraviť pri budúcich obchodných rozhodnutiach.
Povzbudiť spoločnosť, aby v budúcnosti opäť ponúkla cenu. Zatvorte list a nechajte dvere otvorené pre budúce príležitosti. To umožňuje spoločnosti ponúkajúcej cenu poznať, že budúce cenové ponuky sú vítané a že vždy existuje možnosť, že budúca ponuka bude zvážená a prípadne prijatá.
Podpísať písmeno. Pri zatváraní písmena a podpisu svojho mena používajte slovo "Úprimne". Priložte vizitku s listom a ďalej povzbudzujte ponúknuciu spoločnosť, aby pokračovala v predkladaní ponúk na budúce projekty.
