Virtuálne asistentky pracujú ako nezávislí dodávatelia, ktorí ponúkajú knižnicu a rôzne služby podobné kancelárskym tajomníkom, administratívnym asistentom a administratívnym pracovníkom. Vo všeobecnosti pracujú z domácej kancelárie vybavenej faxom, počítačom, stolom, tlačiarňou a prístupom na internet. Typy softvéru vyžadované virtuálnymi asistentmi závisia od ich odvetvia. Všetci virtuálni asistenti používajú všeobecnú sadu softvéru na poskytovanie služieb a správu podnikania.
Desktop Publishing
Softvér na publikovanie na pracovnej ploche zahŕňa spracovanie textu, prezentáciu, tabuľkový procesor a databázový softvér. Virtuálni asistenti pracujúci v marketingovom priemysle vyžadujú publikovanie programov na vytváranie letákov, webových stránok, pohľadníc, pozvánok a rôznych typov publikácií. Medzi ďalšie požiadavky patrí doplnok zahrnutý v softvéri na spracovanie textu, kontrola pravopisu a gramatiky, tezaurus, slovník a prekladatelia jazyka.
prepis
Transkripcia pozostáva z nahrávania a písania diktátu; programy prepisovania softvéru umožňujú jednoduché prehrávanie zaznamenanej komunikácie. Virtuálny asistent môže zastaviť, spustiť, pretáčať a pozastaviť nahrávanie. Nahraný prepis môžete odoslať e-mailom ako taký alebo ako komprimovaný súbor. Od roku 2011 sú bežné formáty MP3 a WMV. Niekoľko nahrávacích softvérových programov je kompatibilných s rôznymi formátmi.
účtovníctva
Správa virtuálneho asistenta vyžaduje účtovníctvo a fakturačný softvér. Virtuálni asistenti, ktorí sa špecializujú na účtovníctvo, by mali používať systém účtovníctva "všetko v jednom". Títo asistenti môžu vytvárať faktúry, citácie a návrhy; zaznamenávať platby; a sledovanie pracovného času s jedným programom alebo s rôznymi programami pre publikovanie na pracovnej ploche.
komunikácia
Komunikačný softvér je ďalšou potrebou pre virtuálnych asistentov. Dostupný faxový a e-mailový softvér ponúka personalizáciu a hotové šablóny. Virtuálni asistenti sa môžu rozhodnúť vytvoriť šablónu, ktorá vyhovuje ich firemnému obrazu. Používanie internetovej telefónnej služby zníži náklady na diaľkové a mesačné účty za telefón. Používanie e-mailových a faxových programov online vyžaduje dobré internetové pripojenie.
