Digitálny svet priniesol komunikáciu pravdepodobne najdôležitejším zručnostiam pre jednotlivcov aj pre spoločnosti. Keď sa komunikácia rozpadá vo vnútri spoločnosti, je to často prediktor toho, kedy sa na ďalšej špirále spustí ďalšia dynamika pracoviska. Na zvládnutie komunikácie je potrebné porozumieť základným rozdielom medzi formálnou a neformálnou komunikáciou a kedy je najlepšie uplatňovať. Keď je komunikácia plynulá a otvorená, často vedie k zvýšeniu efektívnosti, lepším vzťahom a väčšej morálke.
Čo je firemná komunikácia?
Predtým, než sa dostanete do zložitosti formálnych a neformálnych komunikačných metód, je dobré mať základný obsah toho, čo zahŕňa podniková komunikácia.
Firemná komunikácia môže byť vnútorná aj vonkajšia. Niekedy to môže byť o vzdelávaní zamestnancov o image značky a ako o tom, ako udržať a projektovať značku prostredníctvom všetkých svojich snáh. Komunikácia sa využíva na budovanie vzťahov so zainteresovanými stranami Je to prostredníctvom správ, že škody sú kontrolované alebo zhoršené, keď to dopadne bokom. Komunikácia definuje marketing, vzťahy s verejnosťou a povedomie o externých značkách. Je to v zasielaní správ a komunikácii, že korporácie vytvárajú rámce pre to, kde sa nachádzajú a aké projekty prichádzajú do rúrok.
Stručne povedané, korporátna komunikácia je za všetkými aspektmi moderného podnikania. Vynikať v komunikácii je kľúčovým spôsobom, ako zamestnanci, tak manažment môžu mať väčšiu kariéru.
Aké sú formálne a neformálne komunikačné metódy?
Akýkoľvek spôsob, akým si niekto zvolí niečo známe, je spôsob komunikácie a rozmanitosť je obrovská. Niektoré zahŕňajú:
- Rozprávanie okolo vodného chladiča.
- Odoslanie e-mailu pre celú spoločnosť alebo pre osobu.
- Vysielanie na firemné fóra.
- Zdieľanie v firemnom spravodajcovi.
- Pripojíte brožúru na nástenku v obývačke.
- Peer-to-peer správy.
- Skupinové alebo tímové konverzácie v spoločnosti Slack group alebo Basecamp board.
- Oslovenie firemného okrúhleho stola.
- Prednášanie na firemnom pikniku.
- Každá forma textových správ, sociálnych médií a dokonca aj videí.
- Vydávanie správy zainteresovaných strán.
Žiadna z týchto metód nie je pre komunikáciu neúčinná. Všetci dostanú slovo. Otázkou je, že sú vhodnou metódou pre túto správu? A čo je ešte dôležitejšie, sú nevhodné?
V niektorých regiónoch môže byť odosielanie správ po hodinách v rozpore so zákonom alebo porušenie zmluvných podmienok zamestnanca. Befriending na Facebooku môže byť nevhodný pre vedúceho alebo manažéra, pretože by mohol viesť k nezabudnutej neformálnosti mimo pracovného času. Od regiónu k regiónu a spoločnosti medzi podnikmi predstavuje súčasná škála komunikácie rôzne dilemy a úvahy, ktoré by mali byť uznané a pochopené tak manažérmi, ako aj zamestnancami.
Príklady neformálnych komunikačných metód
Neformálna komunikácia je akýkoľvek spôsob komunikácie, ktorý nerešpektuje firemný reťazec velenia alebo dodržiava osvedčené postupy v rámci spoločnosti. Môže to zahŕňať klebety, povesti, príležitostné rozhovory, zlomyseľnosť a iné. Stáva sa to v e-mailoch, prostredníctvom textov, v aplikáciách skupinových správ, ručne písaných poznámkach, Post-pripevnených na správy, na telefonáty a dokonca aj v tímových blogoch. Často sa to považuje za peer-to-peer, čo znamená, že sa zriedka vyskytuje u osôb na rôznych úrovniach autority.
Vo všeobecnosti môže byť hnusný, neplánovaný, príležitostný a neoverený. Zvyčajne sa nemôže považovať za posledné slovo a často sa očakáva, že bude mimo záznamu.
Možno jeden zamestnanec nepríjemne hovorí: "Videl som správy o predaji a myslím, že to znamená zlé veci pre našu istotu zamestnania." Toto je neformálna komunikácia, ktorá v žiadnom prípade nepredstavuje základ spoločnosti. Predaj môže byť z ľubovoľného počtu dôvodov obmedzený, od veľkého klienta, ktorý vyhlásil konkurz, až po vývoj produktu, ktorý sa rozbehol na nové spustenie, ktoré by mohlo stať starým produktom zastaraným. Pre kohokoľvek, kto by mohol mať takýto nepríjemný komentár, ako evanjelium by mohlo byť nebezpečné pre morálku tímu. Je dôležité, aby zamestnanci rozumeli príležitostným pozorovaniam, pretože "neformálna komunikácia" od jednej osoby môže poškodiť tím.
Povedzme, že iný zamestnanec posiela celopodnikový text, ktorý pozýva všetkých na popoludňajšie nápoje v Wanda's Watering Hole, kde šťastné hodinové nápoje sú najlacnejšie vôbec. To sa mohlo stať na firemnom účte a môže to zahŕňať zamestnancov, ale je to neformálne a neohrozené zhromaždenie. A to sú skvelí tímoví stavitelia a mali by byť povzbudzovaní, ale spoločnosť by mala mať pravidlá o tom, ako sa takéto podujatia organizujú - napríklad prostredníctvom firemných e-mailových účtov.
Neformálna komunikácia môže byť aj akýkoľvek spôsob natáčania vánku. Zamestnanci hovoria o svojom víkende alebo o šírení správy, že Joyce mala svoje dieťa. Futbalové bazény, rozprávanie o počasí, rozmýšľanie o parkovaní alebo nahlas premýšľanie o produktoch nového štvrťroka - to všetko sú neformálne.
Keď je komunikácia na pracovisku neformálna, často nie je potrebné udržiavať súkromie ani očakávania súkromia.
Príklady formálnych komunikačných metód
Pri formálnom komunikovaní na pracovisku sa všeobecne uvažuje smerom. Je to zhora nadol, zdola nahor, priečne alebo horizontálne. Zahŕňa oddelenia a zavedené postupy. Formálna komunikácia je vo všeobecnosti koncipovaná v predstihu - je to posolstvo, ktoré bolo premyslené a naplánované a následne rozšírené pre konkrétnych zamestnancov, konkrétne oddelenia alebo dokonca spoločnosť alebo jej zainteresované strany ako celok.
To sa môže prejaviť aj v e-mailoch alebo telefonických rozhovoroch. Najdôležitejším kritériom pre formálnu komunikáciu je však to, že sa považuje za "správnu komunikáciu".
Príkladom môže byť, keď spoločnosť mosadz vydáva e-mail s prílohou, ktorá je formálne napísaná, vysvetľujúc, prečo nie je možné účtovať nadčasy a nebudete kompenzovaní za určité obdobie. Takýto list bude zahŕňať vedenie, účtovníctvo a možno aj právne oddelenie, aby chránila spoločnosť pred každým, kto nesprávne pochopil list a pokúša sa vyúčtovať neschválené nadčasy. Pravdepodobne bude obsahovať "potvrdenie o čítaní" na e-maile ako dôkaz, že každý príjemca otvoril a prečítal uvedené komuniké.
Správa o stave zásob pre zainteresované strany je formálna komunikácia. Recenzia zamestnancov s manažérom sa môže považovať za formálnu komunikáciu, keď sa jedná o písomnú správu. Videoklip vytvorený manažmentom na vysvetlenie projektu a dostupný prostredníctvom firemného cloudu je formálny, videohovor je neformálny. Firemný blogový príspevok je formálnym spôsobom, ako dostať novinky o nových produktoch alebo službách, a to nielen spoločnosti spoločnosti, ale aj svojim súčasným a budúcim klientom. Keď sa o projekte objavia zlé správy a oddelenie pre styk s verejnosťou vydáva požiare, to je vonkajšia formálna komunikácia.
Všetky tieto metódy komunikácie majú veľkú spoločnú vec - žiadna z nich nie je spontánna. Všetko je pravdepodobné, že zahŕňa dobrú gramatiku, stručný jazyk, priemyselný žargón, firemné podmienky a pravdepodobne aj firemnú značku.
Prečo potrebujete formálne a neformálne komunikačné metódy
Komunikácia ovplyvňuje toľko toho, čo sa deje v našich životoch. Zmierňuje obavy; inšpiruje a vychováva. Vytvára vzťahy a môže ich roztrhnúť.
Spoločnosti, ktoré nemajú dobrú komunikáciu, často trpia širokou škálou problémov. Môže to spôsobiť zmätok zamestnancov o tom, aké kroky treba podniknúť alebo ako sa správať. Medzi jednotlivými oddeleniami sa môžu vyskytnúť zrážky. Chyby sa dejú. Búrky sa môžu rozžiariť. Výsledkom môže byť všetko od neefektívnosti až po právne problémy.
Dobrá komunikácia - neformálna aj formálna - firemná kultúra má tendenciu byť silnejšia, zdravšia a produktívnejšia. Keď majú zamestnanci pocit, že majú nástroje na komunikáciu medzi sebou a vedením, majú často lepšie pochopenie svojich úloh a cieľov.
Keď má manažment širokú škálu možností komunikácie so zamestnancami, vytvára lepšie vzťahy, inšpiruje väčšiu lojalitu a celkovo môže viesť k vyššej produktivite.
Ak sa komunikácia uskutočňuje len neformálne alebo formálne, vytvára konflikty.
Príklady zmiešanej alebo nesprávne riadenej komunikácie
Možno sa manažment nikdy nespája s tímom. Možno Peter, vedúci odbytu, nemá tušenie, že John sa v poslednej dobe cítil zle, vďaka Johnovej odvážnej tvári. V dôsledku toho Peter neuvedomuje, že tím je zdôraznený, pretože John toľko bojuje. Keď John informuje Petra, že bol diagnostikovaný s rakovinou, je to šok, pretože Peter nikdy neocenil rozprávanie okolo vodného chladiča a vyhýbal sa neformálnym e-mailom. Pretože Peter je na neformálnej úrovni tak vzdialený, jeho obchodné oddelenie ho nedôveruje a majú obavy z toho, čo Johnovo diagnostikovanie rakoviny znamená pre Johnovu istotu zamestnania a ich blížiace sa pracovné zaťaženie.
Dobrí manažéri chápu, že neformálna komunikácia posilňuje vzťahy nielen na ich konci, ale aj ako stavebný prvok morálky pre celú spoločnosť, od recepčnej po pohľadávky.
Avšak, ak komunikácia je len neformálna, zamestnanci sú zmätení a frustrovaní. Ak sa každá firemná politika vydáva iba spontánne, reakčné e-mailové výbuchy a nikdy sa oficiálne nevydáva ako dobre premyslená misijná správa, môže sa cítiť, akoby sa stíhačky neustále pohybujú. Je to naozaj politika, alebo len iná nálada, v ktorej je riadenie?
Možno v máji vedúci vývoja produktov vybuchuje spoločnosť s náhodne napísaným e-mailom, v ktorom sa píše: "Tím tvrdo pracoval na novom rozhraní, ktoré uľahčí používanie nášho účtovného softvéru pre klientov. Nie si istý na meno alebo dátum vydania, ale určite to funguje."
Potom sa v júli objaví e-mail, ktorý hovorí: "Vrátime sa k výkresovej doske na rozhraniach. Cieľom je zvýšiť funkčnosť, čo má za následok menej zákazníckych služieb."
Napriek tomu neexistuje oficiálne komuniké o ničom, čo by malo robiť s prepracovaním rozhrania. Čo by mali zamestnanci povedať alebo robiť o problémoch s rozhraním, ak sa ich klienti spýtajú? V tomto prípade je nevyhnutné, aby sa spoločnosť spojila a vydala formálnu komunikáciu, ktorá hovorí presne s tým, čo vývojový tím pracuje smerom k tomu, pretože to je dôležité informácie pre každú úroveň spoločnosti od rozpočtovania po marketing a oddelenia potom môžu vypracovať plán akcie na nadchádzajúcich rozhraniach.
Ako učiť zamestnancov formálne a neformálne komunikačné metódy
Pokiaľ ide o komunikáciu, v stávke je viac ako kedykoľvek predtým. Politiky sú kritické v podnikových prostrediach a pri ich kladení to je formálne. Vyžadujú sa písomné usmernenia s vysvetleniami podľa potreby. Možno objasnenie môže nastať prostredníctvom oslovenia pracovníkov na schôdzke alebo umožnenia diskusie o uvoľnenom kanáli, ale je dôležité, aby neexistovali nejasnosti.
Pozvite zamestnancov, aby sa zapojili a položili otázky, ak si niečo nie sú istí. Dajte im vedieť, že je dobré poslať e-mail alebo inú písomnú komunikáciu, ak by chceli odpovedať na papierovú stopu. Takáto papierová stopa chráni aj spoločnosť.
Politiky by mali uvádzať, kde firma stojí na veci ako klebety - že to môže byť škodlivé a neproduktívne, že všetci zamestnanci si zaslúžia rešpekt a súkromie o záležitostiach na pracovisku i mimo nej. Politiky by mali tiež objasniť, že aj keď ľudia môžu slobodne využívať sociálne médiá ako súkromné osoby, nesmú zdieľať produkt práce alebo hovoriť o záležitostiach spoločnosti na svojich sociálnych kanáloch.
Pokyny môžu tiež objasniť, či je v poriadku používať e-maily neformálne v práci alebo či takéto komunikácie by mali byť obmedzené na aplikácie na odosielanie správ a podobne. Mali by stanoviť, či existujú pravidlá na odosielanie textových správ alebo zasielanie e-mailov po pracovných hodinách a či sa od zamestnancov očakáva, že budú monitorovať tieto off-site.
Je tu tiež to, aby sa politiky týkajúce sa flirtovania a obťažovania opakovali, pretože sú vždy neformálne komunikácie, ktoré často obraňujú pravidlá spoločnosti.
Nakoniec je najlepšou cestou na vytvorenie firemnej komunikačnej kultúry písomná príručka o komunikácii v rámci spoločnosti. Pamätajte si, že neformálna komunikácia je hodnotnou, morálno-budajšou súčasťou akéhokoľvek pracoviska a mala by sa mu umožniť občas prekvitať. Samozrejme, môže sa dostať z ruky, ak je to nepretržite, takže spoločnosť by mala mať usmernenia o tom, kedy je to vhodné a čo je vhodné neformálne diskutovať. Sexuálne výboje, nie, ale skvelý víkend v kabíne, to je v poriadku.
Nakoniec, vytváraním pozitívneho, otvorene komunikatívneho pracovného prostredia nájdete, že vaša spoločnosť má menej stresujúce a produktívnejšie prostredie so zamestnancami, ktorí sa na pracovisku cítia viac lojálni a cenní.
