Predajcovia zásielok sú oznámenia kupujúcim tovaru, aby im oznámili, že zásielka je na ceste. Tieto prealerty sa používajú predovšetkým v zahraničnej lodnej preprave, hoci mnohé iné spoločnosti, ktoré využívajú len domáce prevádzky, ich môžu použiť. Predajná zásielka sa často posiela faxom alebo e-mailom zákazníkovi, ktorý prijíma tovar niekoľko dní pred očakávaným dátumom príchodu. Toto oznámenie umožňuje zákazníkovi čas pripraviť sa na príchod.
Pochopte účel predávania zásielky. Mnoho firiem zašle zákazníkovi preferencie zo zdvorilosti. Informuje zákazníka o dodacích údajoch o očakávaných zásielkach. Ak ste spoločnosť, ktorá dodáva tovar, poskytnite svojim zákazníkom takéto zdvorilostné oznámenie.
Určite spôsob odoslania upozornenia. Najbežnejšou metódou, ktorá sa používa na odosielanie oznámení o predávaní zásielky, je e-mail.
Oznámte názov. V hornej časti upozornenia uveďte názov "Predaj zásielky". Ak posielate oznámenie prostredníctvom e-mailu, napíšte ho aj do riadku predmetu. Zahrňte stručné vyhlásenie, ktoré zákazníkovi povedie, že to slúži ako upozornenie, že objednaný tovar je na ceste.
Uveďte podrobnosti objednávky. V prepravnej zásielke by malo byť uvedené niekoľko kľúčových informácií. Malo by jasne uviesť názov vašej spoločnosti, aby okamžite informoval zákazníka o tom, kto odosiela toto oznámenie. Zahrňte typ použitého spôsobu dopravy, číslo sledovania a očakávaný dátum príchodu.
Zahrňte akékoľvek informácie o colnom konaní. Pri preprave tovaru do zahraničia je potrebných niekoľko dôležitých dokumentov na dokončenie. Tieto formuláre sú vo všeobecnosti vyplnené odosielateľom a prepravcom tovaru. Colné doklady zabezpečujú, že tovar bude môcť byť colne odbavený. Predpredaj zásielky obsahuje tieto informácie, aby zákazníkovi ukázali, že boli dokončené správne formuláre. Ak tieto formuláre nie sú správne vyplnené, môže dôjsť k problému s odoslaním.
Priložte ďalšie dôležité dokumenty. Pri dodaní zásielky mnohé spoločnosti často pripájajú určité dokumenty, medzi ktoré môže patriť nákladný list, obchodná faktúra, baliaci zoznam alebo materiálový bezpečnostný list, ktorý sa označuje ako MSDS.
Zahrňte svoje kontaktné informácie. Jedná sa o jednu z najdôležitejších informácií, ktoré zásielka obsahuje. V prvom rade ide o telefónne číslo, ktoré zákazník zavolá, ak vzniknú nejaké otázky, obavy alebo problémy.
