Úplná zostava finančných výkazov vašej spoločnosti zahŕňa súvahu, výkaz ziskov a strát a výkaz peňažných tokov. V kombinácii odpovedajú na kľúčové otázky o vašom finančnom zdraví. Je vaša spoločnosť nesie príliš veľa dlhov? Ako je to výhodné? Koľko peňazí máte na dosah? Päť prvkov hlavnej účtovnej závierky je majetok, záväzky, vlastné imanie, výnosy a náklady.
Päť prvkov definovaných
Veľké päť sú základnými prvkami finančnej pozície vašej firmy. Spoločne ukazujú, ako dobre vaša spoločnosť robí.
Aktíva sú všetko, čo vaše podnikanie vlastní, ktoré prinesie hospodársky prospech napríklad prostredníctvom viacerých účtovných období; budovy, výrobné zariadenia, patenty, peniaze, pohľadávky a pozemky. Aktíva sú odlišné od elektrickej energie, ktorá prináša hospodárske výhody, ale okamžite ich používate. Váš účet za energiu je náklad, nie majetok. Dodávky môžu ísť tak či onak. Dodávky sú majetok, kým nie sú použité, a náklad, keď sú použité.
Záväzky sú všetko, čo ste povinní zaplatiť osobe, podniku alebo vláde. Splatné účty, splatné dane a splatné mzdy sú všetky záväzky. Na rozdiel od výdavkov, ktoré sa v účtovnej závierke odpočítavajú od vášho výnosu, sa od celkovej hodnoty vašich aktív odpočítajú záväzky. Zostáva vlastný kapitál.
Účtovanie definuje vlastné imanie rôznymi spôsobmi. Vlastné imanie je suma, ktorú majitelia investujú do spoločnosti, plus nerozdelený zisk, čo sú peniaze, ktoré spoločnosť robí a nepoužíva ani nerozdeľuje ako dividendy. Vlastné imanie je tiež definované ako súčasť rovnice súvahy: odpočítajte celkové záväzky z celkovej hodnoty aktív a zistíte, aký vlastný majetok vlastní. Ak spoločnosť má veľa dlhov alebo ak ich aktíva strácajú hodnotu, vlastné imanie v súvahe môže byť nižšie ako vlastné zdroje.
Výnosy sú príjmy, ktoré spoločnosť vytvára počas obdobia, na ktoré sa vzťahuje výkaz. Prevádzkové výnosy pochádza od spoločnosti, ktorá predáva tovar alebo služby. Neprevádzkové príjmy pochádzajú z iných zdrojov, ako sú úroky z úverov alebo návratnosť investícií. Ak vaše účtovníctvo prebieha na hotovostnom základe, vykazujete výnosy, keď dostanete platbu. Ak používate účtovníctvo založené na časovom rozlíšení, zaznamenávate výnosy, keď ich získate. Ak, povedzme, robíte úlohu vo výške 1 000 USD pre zákazníka na úver, zaznamenáte 1 000 USD ihneď po dokončení úlohy.
Náklady, na druhej strane príjmov, sú peniaze, ktoré utratíte, aby ste zarobili peniaze. Nájomné, služby a mzdy sú všetky výdavky. Odpisy, ktoré sú stratou hodnoty majetku v jeho starobe, sú tiež nákladom. Náklady na predaný tovar sú nákladovou kategóriou pokrývajúcou výdavky spojené s poskytovaním predmetov alebo služieb, ktoré predávate, ako sú pracovné, materiálové a zúčtovateľné hodiny. Ak používate akruálnu bázu, vykazujete výdavky hneď, ako dlhujete peniaze, a nie vtedy, keď zaplatíte účet; peňažná báza vykazuje výdavky pri zaplatení účtu.
Prvky finančnej pozície
Päť prvkov finančných výkazov vzájomne ovplyvňuje a ovplyvňuje. Príjmy a výdavky sú napríklad súčasťou výkazu ziskov a strát. Pri príprave štvrťročného výkazu zobrazíte v hornej časti výkazu čisté výnosy z predaja. Z tejto sumy odpočítavate výdavky, pridávate do neoprávnených výnosov a odpočítavate mimoriadne výdavky. Výsledok tohto výpočtu je váš čistý príjem, ktorý vám povie, akú ziskovosť bola vaša spoločnosť za toto obdobie. Zistili vám vaše výnosy vyššie náklady? Koľko? Boli prevádzkové príjmy väčšie ako príjmy mimo prevádzky? Tieto otázky sú zodpovedané pri kontrole vášho výkazu ziskov a strát.
Výnosy vykázané vo výkaze ziskov a strát však nemuseli byť vyberané alebo výdavky nemuseli byť zaplatené. To je miesto, kde príde výkaz peňažných tokov. Na rozdiel od výkazu ziskov a strát na základe časového rozlíšenia sa výkaz peňažných tokov zameriava len na zmenu peňazí. Platby zákazníkov napríklad ovplyvňujú peňažné toky a naopak, pohľadávky nie sú. Jeden spôsob, ako vytvoriť výkaz peňažných tokov, je prevziať výkaz ziskov a strát a vylúčiť akékoľvek príjmy, ktoré ste nevybrali, a výdavky, ktoré ste nezaplatili. Ak prevádzkujete svoju firmu pomocou hotovostného účtovníctva, nepotrebujete samostatný výkaz peňažných tokov.
Príjmy ovplyvňujú aj súvahu. Predpokladajme, že za štvrťrok prináša 475 000 dolárov, pričom výdavky predstavujú 250 000 dolárov. Čistý príjem vo výške 225 000 dolárov pridáva do vášho majetku a je zaúčtovaný na pohľadávky alebo hotovosť v závislosti od toho, ako boli vyplatené. Keďže sa hodnota aktív zvyšuje, tak aj vlastné imanie.
Prečo päť prvkov záleží
Finančné výkazy sú základom pre meranie finančného zdravia vašej spoločnosti. Výkaz ziskov a strát zobrazuje vaše príjmy a výdavky za mesiac, štvrťrok alebo rok. Ak ste v červenej farbe alebo zisk je tenký, to môže byť varovným znamením finančných ťažkostí vpred. Výkaz peňažných tokov ukazuje, koľko peňazí máte na dosah. Aj keď ste zisková, potrebujete hotovosť na zaplatenie poplatku za vodu alebo vašich zamestnancov. Súvaha predstavuje prehľad aktív, záväzkov a vlastného imania na konci vykazovaného obdobia.
Spôsob zobrazenia piatich prvkov (aktíva, pasíva, vlastné imanie, výnosy a výdavky) poskytuje informácie pre každého, kto je vnútri alebo mimo spoločnosti, ktorý sa obáva finančného zdravia. Informácie môžu viesť k ďalším otázkam, ak sú príjmy v tomto štvrťroku nižšie ako v predchádzajúcom štvrťroku, existuje problém? Ak je v súvahe významné záväzky, je to znamenie, ktoré ste vzali na príliš dlh? Ak je výnos vysoký, ale príde málo peňazí, musíte zákazníkov tlačiť, aby platili rýchlejšie? Robíte výrazne lepšie alebo horšie ako priemer vo vašom odvetví?
Prečo sú audity dôležité
Existuje veľa spôsobov, ako môže spoločnosť vyvrátiť päť prvkov, aby podnik vyzeral finančne zdravý na účtovnej závierke, keď v skutočnosti zápasí:
- Vykonajte tržby, ktoré sa nikdy nestali.
- Nahlasujte výnosy skôr, než si ho zarobíte.
- Overte hodnotu aktív.
- Vyžiadajte si majetok, ktorý neexistuje.
- Vytvorte falošné výdavky na pokrytie sprenevera. Správca napríklad zaznamená nákup, ktorý sa nikdy nestal. Namiesto toho peniaze idú priamo do vlastnej kapsy.
Úspešné podniky zaviedli kontroly, aby zabránili takémuto podvodnému podávaniu správ. Ak každý veľký nákup vyžaduje dvoch ľudí, aby sa na to podpísali, napríklad je ťažšie, aby sa jedna osoba dopustila podvodu. Nie všetky spoločnosti to však robia. To je jeden z dôvodov, prečo sú účtovné závierky audity. Ďalšou otázkou je, že štandardné účtovné postupy sa stávajú čoraz zložitejšími, čo uľahčuje prenikanie chýb alebo podvodov cez trhliny. Ročne kontrolované výkazy sú povinné, ak ste verejne obchodovaná spoločnosť.
Auditované vyhlásenia sú drahé, pretože sú dôkladné. Po prvé, audítor skúma vašu spoločnosť a skúma potenciálne chyby alebo podvody v prvkoch finančnej pozície. Ďalej testujú vaše vnútorné ovládacie prvky. Ak sa zdá, že by bolo mimoriadne ťažké, aby niekto vynaložil náklady alebo vytvoril fiktívne príjmy, audítor nemusí byť úplne taký vyčerpávajúci. Ak sú vaše kontroly nepríjemné, audit sa však stáva prísnejším.
- Sú majetok, ktorý vykazujete v súvahe?
- Je zostatok na pohľadávkach presný?
- Dokazujú Vaše bankové výpisy peňažné prostriedky, o ktorých hovoríte, že máte?
- Veritelia potvrdzujú, že záväzky v súvahe sú presné?
- Sú správne vykázané výdavky na výkaz ziskov a strát?
Potom, ako audítor preskúma päť prvkov a spôsob, akým ste ich nahlásili, dostanete názor audítora:
- Nevyhnutné stanovisko je zlé, ale je to vlastne dobrá správa. Audítor tvrdí, že vaše vyhlásenia sú v poriadku, bez výhrad.
- V kvalifikovanom stanovisku sa uvádza, že vaše finančné výkazy sú väčšinou dobré, niektoré informácie však nie je možné overiť.
- Nepriaznivé názory hovoria, že existujú vážne problémy, ktoré je potrebné vyriešiť.
- Odmietnutie zodpovednosti audítora hovorí, že nie je možné vytvoriť názor. Mohlo by to byť preto, že chýba príliš veľa dokumentov, aby ste potvrdili, že prvky sú presné, alebo že váš riadiaci tím odmietol spolupracovať.
