Keď spoločnosť vynakladá peniaze na zaplatenie výdavkov, či už v hotovosti, šekom, elektronickým prevodom alebo inou metódou, je to známe ako vyplatenie hotovosti vo svete účtovníctva. Správa o vyplatení hotovosti je záznam o každej transakcii, ktorá zahŕňala hotovosť vyplatená spoločnosťou z akéhokoľvek dôvodu. Správa sa zvyčajne generuje účtovným softvérovým balíčkom spoločnosti, napríklad QuickBooks.
Tipy
-
Správa o vyplatení hotovosti je záznamom všetkých jednotlivých transakcií, ktoré zahŕňajú hotovosť vyplatená spoločnosťou.
Čo je hotovosť?
Hotovostné platby predstavujú individuálne nákladové transakcie, ktoré tvoria celkové výdavky uvedené vo výkaze ziskov a strát spoločnosti. Patria sem platby za mzdy a platy, inventár, externé právne služby, nájomné za budovy a všetky ostatné výdavky, ktoré vzniknú spoločnosti. Keď spoločnosť zaplatí faktúry, zaznamená platby do denníka výplaty hotovosti vo svojom účtovnom systéme.
Výkaz ziskov a strát spoločnosti zobrazuje hotovostné platby na vysokej úrovni a výdavky sa zobrazujú v rôznych časových obdobiach v závislosti od toho, či spoločnosť používa účtovníctvo založené na hotovostnom alebo časovom rozlíšení.
Denník vyplácania hotovosti
V účtovníctve sa termín "časopis" používa na opis zoznamu zaznamenaných transakcií, ktoré boli oddelené podľa typu. Podnikanie zvyčajne používa vo svojom účtovnom systéme niekoľko časopisov, napríklad časopis o predaji, peňažné príjmy, výplaty v hotovosti a všeobecný denník. V mnohých účtovných softvérových balíkoch používatelia nevidia jednotlivé časopisy.
Tieto transakcie sa zaúčtujú do všeobecného časopisu spoločnosti, pretože keď používateľ generuje kontroly alebo zadá faktúry do systému, záznamy sa automaticky vykonajú v každom konkrétnom denníku a potom sa prenesú do všeobecného časopisu. To vylúčilo potrebu manuálneho zaznamenávania transakcií v jednotlivých časopisoch, ako je denník vyplácania hotovosti. Keď boli účtovné transakcie zaznamenané ručne, záznamy by sa najprv ručne zaznamenali do žurnálu vyplatenia hotovosti a potom sa preniesli do všeobecného časopisu.
Ochrana peňažných prostriedkov spoločnosti
Jedným z najdôležitejších spôsobov použitia správy o vyplácaní peňazí je pomôcť pri udržiavaní prísnych vnútorných kontrol nad hotovosťou, ktorá opúšťa spoločnosť, aby nedosiahla nesprávne ruky. Je to súčasť väčšieho procesu peňažných interných kontrol, ktorý zahŕňa mnoho krokov, ako je napríklad oddelenie povinností, čo znamená, že od začiatku do konca nie sú žiadne finančné transakcie spracovávané len jedným zamestnancom.
Správa o vyplatení hotovosti môže vlastníkom firiem poskytnúť potrebné informácie o výdavkoch, ktoré im pomôžu v priebehu času. Napríklad uvádza, koľko bolo vynaložených na inventár za mesiac, sumu vynaloženú na mzdy zamestnancov, nájom a nájom a výdavky na akékoľvek externé služby. Časopis vyplácania hotovosti môže byť použitý ako zdroj na plánovanie budúcich rozhodnutí o správe hotovosti. Správa tiež poskytuje úroveň detailov, ktorá je potrebná na to, aby sa zabránilo tomu, že niekto v spoločnosti bude zneužiť alebo nesprávne smerovať hotovosť. Napríklad kontrola správy v priebehu času môže pomôcť sledovať modely platieb, aby zistili nezvyčajnú aktivitu alebo aby zistili a overili veľké platby, aby sa uistili, že sú legitímne.
Keď spoločnosť vypláca peniaze, mala by vždy používať predtlačené, očíslované šeky a mať zavedené pravidlá o tom, kto v spoločnosti môže povoliť platby za šeky. Ak spoločnosť zaplatí faktúry, mala by ich označiť ako zaplatené, aby sa zabránilo bezohľadným alebo chybným dvojitým platbám. Preskúmanie výkazu výdavkov v hotovosti každý mesiac je efektívnym spôsobom ako zachytiť túto a ďalšie problémy.
Je dôležité, aby spoločnosť mala veľmi obmedzený počet ľudí, možno tri alebo štyri maximálne, ktoré majú právomoc podpisovať firemné šeky. Ak sa na výplate výdavkov v hotovosti zobrazí nezvyčajná platba, stane sa jednoduchou záležitosťou, ak chcete skontrolovať kópiu šeku a hovoriť s osobou, ktorá podpísala šek, aby overila transakciu. Skontrolujte, či signatári majú v rámci spoločnosti významnú a primeranú úroveň autorít.
