Systém číslovania pravidiel a postupov pomáha používateľom pri navigácii prostredníctvom manuálu na papieri alebo online príručky. Štandardizovaný systém zabezpečuje logickú organizáciu a zaisťuje, že používateľ môže nájsť informácie bez toho, aby musel prehľadávať každú stránku a názov. Organizácia oddelení a číselný alebo alfanumerický číslovací systém sú jednoduché, ale účinné spôsoby, ako zabezpečiť, aby politika alebo postup mohli mať v manuáli len jedno možné miesto.
Rozloženie politík a číslovanie stránok
Usporiadajte pravidlá abecedne, vrátane každej z nich ako samostatnej kapitoly, a čísla každej kapitoly pomocou zloženého čísla, ako napríklad 1.0 a 2.0. Ak napríklad politika oddelenia ľudských zdrojov zaberá kapitolu päť, použite ako nadpis kapitoly "5,0 - Ľudské zdroje". Počet strán v každej kapitole v poradovom poradí, nie v postupnom poradí od začiatku do konca príručky.
Číslovanie postupov
Vytvorte čísla postupov pridaním čísiel kapitol. Napríklad, ak "5.0 - Ľudské zdroje" obsahuje šesť procedúr, číslujte ich od 5.1 do 5.6 a uveďte názov každého postupu. Pomocou odsadenia, malých písmen a malých rímskych číslic identifikujte kroky a čiastkové kroky v rámci každého postupu. Napríklad, ak ukončovacie postupy obsadzujú pozíciu 5.2, použite písmená "a, b a c" na identifikáciu krokov pri ukončení zamestnanca. Ak niektorý z týchto krokov obsahuje čiastkové kroky, identifikujte ich pomocou malých rímskych číslic, napríklad "i, ii, iii".
Počty systému číslovania
Aj keď dobrý číslovací systém umožňuje revízie, nie je úplne bezvýhradné, pokiaľ ide o dodatky. Ak je to možné, zostavte príručku a vytvorte systém číslovania až po dokončení vytvárania všetkých potrebných pravidiel a postupov. V opačnom prípade budete musieť na konci príručky pridať nové pravidlá alebo znova zadať číslo, aby ste sa udržali v abecednom poradí.
