Organizácie a podniky všetkých veľkostí môžu využívať systém telefónneho denníka na sledovanie dôležitých telefonických hovorov a kontaktných informácií. Napríklad odborníci, ako napríklad právnici a účtovníci, sa spoliehajú na protokoly o telefónnych číslach, aby uchovávali záznamy o klientoch a zaznamenali výšku fakturovaného času stráveného obsluhou každého z nich.
Základné metódy denníka telefónu
Použite protokoly telefónu na sledovanie prichádzajúcich a odchádzajúcich telefonátov. Zaznamenávajte údaje o klientoch, ako sú obchodné a mobilné telefónne čísla, e-maily a informácie o webových stránkach. Pri tradičných telefónnych protokoloch uchovávajte dáta v bezpečí tak, že ich nepoužívate na bezpečné miesto mimo dosahu verejnosti. V elektronickom systéme udržujte správy v bezpečí obmedzením vystavenia údajov a inštalácii hesla. Ak má kancelária recepciu, integrujte do nej telefónny denník, aby sa hovory vrátili včas a efektívne. Dajte jej prístup do doručenej pošty používateľov, aby mohli ľahko skontrolovať správy.
Pokročilé možnosti
Usporiadajte vzdialený a presmerovaný prístup k protokolu telefónu z mobilného telefónu alebo počítača. Integrujte textové správy a e-maily do systému denníka telefónu pre väčšiu flexibilitu. Usporiadajte telefónne správy do osobných priečinkov pre jednoduchý prístup. Ak chcete zdieľať údaje so zvyškom kancelárie, nastavte verejné priečinky. Nastavte upozornenia tak, aby ste dostali správy hneď po ich príchode. Umiestnite nepotrebné hovory do priečinka pre najlepší časový manažment. Vytvorte systém na vrátenie všetkých telefonických hovorov v primeranom čase a nastavte pripomenutia, aby ste nezabudli na žiadny dôležitý hovor. Ak chcete vytvoriť efektívny systém zálohovania, zaistite, aby distribučné skupiny dostávali upozornenia.
Tradičné denníky telefónu
Použite tradičný telefónny denník tým, že zapíšete informácie na podložku určenú na sledovanie volajúcich a ich informácií. Niektoré telefónne podložky sú dodávané s uhlíkom, ktoré automaticky vytvoria duplicitný záznam pre uloženie. Pred elektronickým vekom vedúci pracovníci, pracovníci kancelárie a jednotlivci sledovali telefónne hovory zapisovaním mien, čísiel a ďalších informácií o jednotlivých kusoch papiera alebo podložiek určených na tento účel.
MyWorkTools
Zvážte použitie programu MyWorkTools, ktorý ponúka dokument šablóny aplikácie Word ako telefónny denník pre prichádzajúce a odchádzajúce hovory. Nástroj sa môže používať ako systém na meranie času a produktivity, ktorý sleduje dátum a čas každého telefonického hovoru, volaného čísla a dĺžku hovoru, ako aj účel hovoru. Nástroj vám môže ušetriť čas, pretože eliminuje potrebu stráviť v priemere dve hodiny alebo viac, aby sa podobný telefónny denník dal manuálne.
Elektronický systém PhonePad
Stiahnite bezplatnú skúšobnú verziu systému PhonePad, ktorý používa aplikáciu systému Windows na ukladanie všetkých informácií o telefonických hovoroch do jednej schránky. Farebné ikony a kódovanie poskytujú rozpoznanie stavu okamžitej správy a správy sú usporiadané tak, aby naznačovali, či sú nové, čítajú alebo potrebujú sledovanie. PhonePad vyzerá ako skryté správy pre intuitívne používateľské rozhranie. Správy sú podporované formátovaním textu v rôznych fontoch, farbách, štýloch a veľkostiach. Môľe sa súčasne otvára »viacero správ a podporujú sa aj textové správy. Vstavaný adresár ukladá predchádzajúce údaje volajúceho.
PDA alebo protokoly mobilného telefónu
Použite protokol telefónu určený pre PDA alebo mobilný telefón, ako napríklad PhoneLog 2.0, pre zariadenie PalmPilot. PhoneLog sleduje všetky prijaté telefónne správy a odišiel pre ostatných. Okrem toho sa dá jednoducho vytvoriť zoznam, ktorý môže byť rýchlo dostupný pre spätné volania. PhoneLog poskytuje kompletný záznam o konverzáciách. Systém je tiež prispôsobiteľný a môže byť ľahko integrovaný.
