Efektívne využívanie komunikácie môže spôsobiť alebo zlomiť vašu firmu, najmä ak ste v pozícii, ktorá sa priamo zaoberá zákazníkmi. Spoločnosť PacificTel odporúča, aby ste zaobchádzali s telefonickými rozhovormi, či už ide o osobné alebo profesionálne hovory, ako keby boli osobnými stretnutiami, aby ste sa uistili, že necháte zákazníkov dobrý dojem z vás a vašej spoločnosti.
Urobte svoj pozdrav zdvorilý a uveďte svoje meno. Ak ste príjemcom hovoru, skúste telefón odpovedať "Dobrý deň. Toto je Jane Doe ", namiesto jednoduchého" Dobrý deň ". Ak ste iniciovali hovor, uveďte účel vášho volania vopred.
Držte prijímač alebo mikrofón v blízkosti úst, hovorte normálnym tónom hlasu a jasne vyslovte svoje slová. Nepredpokladajte, že osoba na druhom konci telefónu má jasnú líniu ako vy. Robte všetko, čo môžete, aby ste sa uistili, že to, čo hovoríte, je ľahko pochopiteľné.
Vyberte si tiché prostredie pre hovor. Ak spolupracovníci hovoria nahlas, napríklad ospravedlňte sa volajúcemu a požiadajte svojich kolegov o to, aby vám umožnili súkromie pri uskutočňovaní hovoru alebo hľadaní iného miesta. Ak hovoríte na mobilnom telefóne, posaďte sa a zamerajte sa na hovor. Ak sa pohybujete, môžete vytvoriť zvuky, ktoré môžu tlmiť vaše slová. Ak ste vo veternom prostredí, vstúpte dovnútra, aby ste dokončili hovor alebo inokedy ho znovu naplánovali. Vietor, ktorý fúka proti mikrofónu, môže veľmi ťažko počuť hovor.
Druhé a nasledujúce hovory nechajte, ak je to možné, na hlasovú poštu. Udržujte ďalšie hovory - ak ich musíte odpovedať - krátke. Univerzita v južnom Illinois odporúča, aby ste najprv požiadali volajúceho, aby ste ju mohli pozastaviť, aby ste zavolali ďalším hovorom, a potom skontrolovať späť každých 15 až 30 sekúnd, alebo kým neuskutočníte druhý hovor.
Poskytnite jasné, stručné správy, ak musíte nechať správu na hlasovej pošte. Uveďte svoje meno, účel hovoru a či budete zavolať späť. Ak požiadate o spätné volanie, ponechajte svoje telefónne číslo vrátane medzimestskej predvoľby a zopakujte číslo, aby ste sa uistili, že je jasné.
Tipy
-
Nevystavujte volajúceho osobným zvukom. Vyhnite sa žuvaniu alebo jedlu počas hovoru v telefóne a vždy zakryte telefón a otočte hlavu, ak musíte kašľať alebo kýchať.
Výstraha
Národná správa o bezpečnosti cestnej premávky hlási, že takmer takmer 1000 ľudí zomrelo a ďalších 24 000 bolo zranených v roku 2009 z automobilových havárií s použitím mobilných telefónov. Buď môžete vypnúť telefón počas jazdy alebo používať voľbu hands-free a počas jazdy nikdy posielať ani čítať textové správy.
