Na mnohých pracoviskách slúžia memoranda ako pohodlný a efektívny spôsob komunikácie. Pri odpovedaní na otázky v memorande môžete namiesto komunikácie tvárou v tvár zvýšiť počet pracovníkov, na ktoré sa vaša odpoveď dostane, a poskytnúť pracovníkom fyzický alebo elektronický dokument, ktorý sa neskôr môže zmieniť, ak zabudnú odpoveď, ktorú ste uviedli. Aby ste zabezpečili, že vaša poznámka je čo najefektívnejšia, správne naformátujte svoju komunikáciu a starostlivo ju zostavte na pamäti.
Vytvorte hlavičku poznámky. Zahrňte údaj "Dátum:", po ktorom nasleduje úplný dátum odoslania vašej poznámky "Komu:" s vysvetlením, k komu zasielate memorandum "Od:" s vaším menom a "Predmet:" s stručný opis predmetu. Pri príprave svojho oznámenia prostredníctvom e-mailu bude tento nadpis pravdepodobne už pre Vás. Ak zadávate svoju poznámku, umiestnite všetky tieto informácie do hornej časti poznámky, zarovnané doľava.
Umiestnite otázku do riadku predmetu. Ak je otázka, na ktorú sa zaoberáte, príliš dlhá, kondenzujte ju skrátením na frázu dvoch alebo troch zmysluplných slov. Ak máte v úmysle zaoberať sa viacerými otázkami vo svojom memorande, uveďte predmet otázok, za ktorým nasleduje "Q & A", aby upozornili zamestnancov na obsah spomienky. Umiestnením tejto otázky alebo zápisu Q & A v riadku predmetu uľahčíte zamestnancom nájsť túto poznámku, ak ju budú musieť neskôr odkazovať.
Odpovedzte na otázku alebo otázky stručne a jasne. Zamestnanci chcú odpovede na svoje otázky, a nie na verbose. Tým, že vaša odpoveď bude jasná a krátka, môžete zvýšiť pravdepodobnosť, že čitatelia pochopia odpoveď a efektívne reagujú na ňu.
Povedzte zamestnancom, ktorým by mali kontaktovať, ak potrebujú ďalšie informácie. Ak chcete sami vyriešiť nejasnosti týkajúce sa otázok, požiadajte ich, aby s vami hovorili. Ak je v rámci vašej firmy iné oddelenie, ktoré by bolo lepšie vhodné na zodpovedanie otázok týkajúcich sa tejto témy, povedzte svojim zamestnancom, aby odkazovali na konkrétneho jednotlivca v rámci tohto oddelenia a mali by obsahovať kontaktné informácie tohto jednotlivca.
