Súhrnný prehľad môže sprevádzať akýkoľvek typ správy - je to jednoducho konsolidácia dôležitých podrobností, ak vaše publikum nechce prečítať celú správu samotnú. Rozdiely sú v jemnejších detailoch. Musíte doladiť štandardný formát tak, aby vyhovoval vášmu tématu a vášmu publiku. Ak je vaším publikom armáda, strategická marketingová skupina varuje, že samotné námorníctvo produkuje ročne viac ako 500 miliónov dokumentov. Zohľadnenie tejto skutočnosti by malo byť vašou najdôležitejšou obavou, pretože zamestnanci nemusia mať veľa času na vaše stránky.
Usporiadanie vašich informácií
Vašou prvou výzvou je usporiadať informácie vo vašom prehľade, aby ste mohli začleniť najdôležitejšie časti do oveľa kratšieho dokumentu - vášho súhrnu. Prejdite nad celým výkazom a vymažte informácie, ktoré chcete zahrnúť do svojho súhrnu. Poradie prezentácie by malo byť podobné tomu, ako sa informácie zobrazujú v samotnej správe. Do svojho súhrnu zahrňte nadpisy, ktoré sa zhodujú, alebo sa dajú ľahko pripojiť k častiam v prehľade. Ak sa vaša správa nepodarí zaradiť do okruhov, môžete vo svojom súhrne urobiť poznámky, keď ich napíšete, a vediete čitateľa k tomu, kde v dlhšej správe nájde podrobnejšie informácie. Nechcete zahrnúť do svojho súhrnu konkrétne údaje, ale váš čitateľ by mal byť schopný nájsť to, ak chce vedieť viac.
Písanie súhrnu
Účelom súhrnu je čo najskôr vysvetliť všetky základné informácie, ktoré potrebuje váš čitateľ, aby sa rozhodol v súvislosti s problémom, ktorému sa venujete. Zostavte svoj súhrn, aby sa na začiatku zobrazovali najdôležitejšie informácie. To by malo zahŕňať aj uvedenie účelu a rozsahu vašej správy a prípadne aj vášho záveru. Možno nechcete, aby vaše vojenské publikum hádalo až do posledného odseku vášho súhrnu. V závislosti od obsahu správy môžete postupovať nasledovne s postupmi, ktoré ste vykonali, výskumom, ktorý ste urobili, analýzou, možnosťami a konečným rozhodnutím. Udržujte svoje odstavce krátky, maximálne sedem alebo osem viet a venujte každému časť svojej správy. Zostaňte na troch stranách, pokiaľ nezhrnete technickú správu. V tomto prípade môže byť váš súhrn až 10 percent strán vášho prehľadu, ale ak je to dlhé, je prijateľné napísať dva samostatné súhrny. Čím dlhšie sa dá riešiť technické problémy a kratšie 3-stranové zhrnutie môže poskytnúť prehľad o celej správe. Neprekračujte medzi minulým, súčasným a budúcim časom - to spomaľuje čitateľnosť.
Oslovenie vojenského publika
Strategická marketingová skupina odporúča, aby štandardný štýl písania armády vyžadoval jasnú správu, ktorá podporuje rýchle čítanie. Ak vaša správa zahŕňa vytvorenie ihriska pre kohokoľvek v ktorejkoľvek pobočke ozbrojených síl, ponechajte vety vášho zhrnutia stručné a do určitej miery. Vyhýbajte sa vyjadreniu názorov, ako napríklad: "Myslím, že to bude fungovať, pretože X sa rovná Z." Môžete upustiť od šiestich slov tým, že jednoducho uveďte, že "X sa rovná Z", potom uveďte najdôležitejšie fakty a porovnajte ich s očakávanými výsledkami.
Opatrenia
Zvážte svoju čitateľnosť, ak diskutujete o vojenských záležitostiach. Ak ste členom ozbrojených síl a píšete na civilnú osobu, uistite sa, že nezahŕňate žiadne informácie, ktoré sú dôverné alebo porušujú bezpečnosť. Ak píšete svoj prehľad a zhrnutie svojmu nadriadenému, obaja môžu prechádzať inými rukami pred príchodom na jeho pracovný stôl, takže sa uistite, že všetci zainteresovaní sú pripravení na to, aby si prečítali, čo ste napísali.
