Zhrnutie je zvyčajne jednostránkový náčrt dlhšej poznámky, obchodného plánu, správy, právnej dohody alebo akéhokoľvek dôležitého dokumentu. Výkonné zhrnutie by malo stručne povedať, prečo, čo a ako sa to týka, pre rušného výkonného riaditeľa, ktorý nemá čas podrobiť sa podrobnostiam. Musíte predpokladať, že zatiaľ čo čitateľ má záujem o túto problematiku a chápe širšie pojmy, ktoré sa jej týkajú, nie je podrobne oboznámený s podrobnosťami. Všeobecne platí, že čitateľ by mal byť schopný inteligentne diskutovať o téme po prečítaní súhrnu.
V prvom odseku jasne popíšte, čo sa stalo a prečo sa to stalo. Čitateľ súhrnného zhrnutia bude pravdepodobne obsadený manažér, ktorý sa zaoberá širokou škálou problémov a žongluje viacero projektov vždy. Musíte preto vysvetliť základy a preorientovať čitateľa predtým, ako sa dostanete do podrobnejších detailov. Napríklad pri otvorení súhrnnej správy sa môže uviesť: "Táto správa obsahuje podrobnú správu o dodávateľskej zmluve podpísanej 21. mája s cieľom stanoviť ceny a dodacie lehoty pre pneumatiky, ktoré sa majú zakúpiť v spoločnosti Tires Inc. pre nasledujúci rok." Toto otvorenie pomôže čitateľovi pripomenúť, že bola dohodnutá dohoda o dodávke pneumatík a slúžila ako rýchle vŕtanie pre mentálne zahrievanie.
Uveďte všetky dôležité body dohody, najlepšie v oddelených bodoch. Odrážacie body sú ľahšie čitateľné a absorbované, pretože rozkladajú komplexnú problematiku na ľahko stráviteľné bitky. Odrážky by mali oznamovať základy dohody, a nie výnimky, špeciálne klauzuly alebo technické podrobnosti. Manažér, ktorý sa každodenne nezaoberá pneumatikami, možno bude chcieť vedieť, že spoločnosť Tires Inc. súhlasila s plnením objednávky pneumatík do 25 kalendárnych dní, ale nemusí vedieť, že ak je objednávka pre viac ako 50 000 pneumatík, do 30 dní alebo pre pneumatiky s priemerom väčším ako 19 palcov platia osobitné pravidlá. Stačí, že veľké objednávky a určité veľkosti pneumatík zahŕňajú špeciálne klauzuly. Majte na pamäti, že čitateľ môže vždy odkázať na úplnú právnu dohodu pre podrobnosti.
Vysvetlite, prečo je právna dohoda dôležitá. Keďže čitateľ pravdepodobne nebude odborníkom v tejto oblasti, bude závisieť od vás, aby ste vysvetlili význam tejto dohody. Bola cena nezvyčajne výhodná, čas prípravy bol obzvlášť krátky alebo prudké sankcie za nedodržanie objednávok včas? Vysvetlite silné stránky a, ak vôbec, slabé stránky dohody. Majte na pamäti, že ak ste boli hnacou silou dohody, je to tiež vhodný a možno aj jediný čas na získanie úveru za svoje úspechy.
Dokončite súhrn tým, že uveďte ďalšie kroky. Podpísanie dohody si môže vyžiadať dodatočné opatrenia, napríklad schválenie ústredím, alebo samotná dohoda mohla byť neúplná vrátane doložky, v ktorej sa uvádza, že plány dodávok pre pneumatiky pre nákladné automobily nie sú zahrnuté v tomto právnom dokumente a dodatočná dohoda bude podpísané v blízkej budúcnosti. Táto "perspektívna" projekcia prinesie zhrnutie do logického záveru a poskytne čitateľovi dobrý pocit, čo by malo ďalej očakávať. Vytvorí pôdu pre ďalší nadpis, ktorý bude pravdepodobne nasledovať.
