Mnoho firiem využíva účtovný softvér, ktorý pomáha automatizovať bežné účtovné úlohy, vytvárať kontroly a vytvárať finančné výkazy. Vďaka viacerým účtovným softvérovým balíkom na trhu je zvyčajne jedna, ktorá môže spĺňať väčšinu potrieb podniku, či už je to veľká spoločnosť alebo spoločnosť s jediným vlastníctvom. Kým účtovný softvér môže byť šetričom času a pomáha uchovávať údaje, existujú určité nevýhody používania účtovného softvéru.
Strata dát alebo služby
Ak je podnik závislá na účtovnom softvéri, akékoľvek straty služby v dôsledku výpadku napájania alebo počítača môžu spôsobiť narušenie práce. Pracovné prerušenia môžu zabrániť vstupu nových informácií a zabrániť prístupu k uloženým informáciám. Navyše, ak informácie nie sú správne zálohované, výpadok počítača môže mať za následok stratu finančných údajov.
Nesprávne informácie
Informácie v účtovnom systéme sú rovnako platné ako informácie vložené do systému. Keďže väčšina účtovných systémov vyžaduje niektoré manuálne zadávanie údajov, finančné výsledky môžu byť nesprávne, ak nie sú preskúmané všetky vstupné údaje. Ak existuje tendencia iba skontrolovať záverečné správy alebo výstupy účtovného systému, môže byť ťažké nájsť chybné informácie.
Konfigurácia systému
Každá firma má jedinečné aspekty, ktoré môžu spôsobiť ťažkosti pri pokuse o prispôsobenie všeobecného softvérového softvérového balíka svojim potrebám. Aj keď je prispôsobenie k dispozícii pre mnoho programov, môže to spôsobiť prestoje a potenciálne nepresnosti, ak nie sú vykonané správne. Rovnako ako pri raste podnikania môže byť potrebné zmeniť účtovné softvérové balíky; mohlo by to spôsobiť veľké narušenie, pretože informácie musia byť migrované a nové školenie je potrebné pre personál.
náklady
Nevýhodou účtovného softvéru sú náklady. Okrem počiatočných výdavkov na nákup softvéru sú náklady na údržbu, prispôsobenie, školenia a počítačový hardvér. Zatiaľ čo časové úspory môžu odôvodňovať náklady, v prípade niektorých firiem to môže trvať roky, kým sa investícia do účtovného softvéru neplatí.
podvod
Informácie uložené elektronicky možno manipulovať a pristupovať, ak nie sú zavedené správne kontroly a bezpečnostné opatrenia. Je potrebné prísne kontrolovať, aby sa ubezpečil, že používajú účtovný softvér len autorizovaný personál a majú prístup k správam. Vzhľadom na to, že finančné údaje môžu byť citlivé a dôverné, používanie účtovného softvéru vytvára potenciál pre podvody.
