Pole účtovníctva sa opiera o presnú organizáciu a analýzu čísel a finančných údajov. To z neho robí ideálne miesto pre počítačové nástroje, ktoré uľahčujú životy účtovníkov a umožňujú podnikom vytvárať presnejšie finančné správy. Aby mali počítačové účtovné systémy pozitívny vplyv, je potrebné, aby boli vykonané starostlivé plánovanie a uvedomenie si ich.
Zvýšená produktivita
Účtovníci, ktorí majú prístup k počítačovým účtovným systémom, môžu pracovať rýchlejšie a majú vyššiu produktivitu. Softvér umožňuje účtovníkom robiť zmeny rýchlejšie ako nastavenie tlačenej knihy alebo grafu. Menej času stráveného spracovaním údajov poskytuje účtovníkom viac času na analýzu údajov a získavanie čo najväčšieho využitia z nich. Zobrazovanie finančných údajov na obrazovkách počítača je tiež efektívnejšie a šetrnejšie k životnému prostrediu ako tlačové správy pre malé úlohy. Nástroje na usporiadanie údajov umožňujú jednoducho nájsť konkrétne informácie v danom čase.
Zvýšená presnosť
Počítačový účtovný systém znižuje riziko ľudskej chyby. Počítače spracúvajú čísla a vykonávajú výpočty so 100% presnosťou, čo eliminuje možnosť matematickej chyby vedúcej k nepresnému výsledku. Účtovný softvér tiež pravidelne zálohuje kľúčové údaje pre vyhľadávanie v prípade zlyhania systému alebo porušenia bezpečnosti. Zatiaľ čo v prípade zadávania údajov stále existuje priestor na chyby, účtovný softvér dokáže identifikovať nezrovnalosti a dokonca pomôcť napraviť jednoduché chyby.
náklady
Aktualizácia tradičného účtovného oddelenia na používanie počítačového systému môže predstavovať značné náklady, najmä pre väčšiu firmu. Okrem reorganizácie personálu a nákupu účtovného softvéru musí podnik tiež investovať do nových počítačov, pravidelných aktualizácií softvéru, školení a nových pravidiel prijímania zamestnancov, aby mohli zamestnávať účtovníkov, ktorí sú oboznámení so systémom, alebo sa ho môžu naučiť používať rýchlo.
Ľudská potreba
Napriek ich postupnej zložitosti počítačové účtovné systémy nemôžu úplne nahradiť účtovníkov. Oblasť účtovníctva si vyžaduje úsudkové rozhodnutia a improvizačnú myšlienku, ktorú ani ten najsofistikovanejší softvér nedokáže urobiť. Účtovníci tiež potrebujú porozumieť meniacemu sa okruhu právnych predpisov a firemných pravidiel, z ktorých niektorí sa dostanú do nových verzií počítačových účtovných systémov a iných, ktoré kontrolujú, ako účtovníci používajú svoje počítačové nástroje.
