Písomné oznámenie o ponuke vás predstaví ako pôvodcu ponuky a pozve potenciálnych respondentov, aby sa dozvedeli viac. Tento list zhrnie a odošle materiály a pokyny potrebné na odpoveď na vašu pozvánku na predloženie ponúk. Poviete svojim čitateľom, kto ste, čo hľadáte a ako odpoviete na otázky uchádzačov. Objavia, ako chcete dostávať cenové ponuky a akú je vaša časová os. Zatiaľ čo listy na vyhľadávanie ponúk často prijímajú okamžité, tabuľkové a memo formáty, môžete použiť formálny list na predloženie súhrnného zhrnutia vášho procesu ponúkania cien a zvýrazniť jeho kľúčové body.
Pozvite čitateľov, aby predložili návrhy ponúk, ktoré sú v súlade s vašimi pripojenými dokumentmi ponuky. Dokumenty cenových ponúk môžu obsahovať opis postupu hodnotenia a pokyny uchádzača, ktoré špecifikujú formát a obsah materiálu, ktorý sa má predložiť. Môžu zahŕňať aj podmienky, ktoré by mali účastníci ponuky v zmluve očakávať, ako aj podrobný opis alebo špecifikácie služieb alebo tovaru, ktoré požadujete. Pokyny pre vašich čitateľov uveďte zoznam dokumentov cenových ponúk, ktorý ste pripojili k vášmu listu.
Identifikujte sa ako právneho zástupcu. Stručne predstavte svoj podnik s prehľadom vášho poslania, lokality a webovej stránky. Uveďte aj meno a kontaktné údaje kontaktného miesta čitateľa pre všetky záležitosti týkajúce sa žiadosti o ponuku. Môže to byť vy alebo niekto iný, na ktorého ste delegovali riadenie procesu ponúkania cien.
Popíšte úsilie, na ktoré žiadate ponuky. Ponúka také podrobné informácie ako je umiestnenie, rozpočet, rozsah a veľkosť podniku. Diskutujte, ako úsilie zapadá do vašich veľkých cieľov a cieľov.
Predložte plán pre celý proces ponúkania cien. Uveďte svoje termíny a miesta pre prijímanie písomných zámerov, otázok a návrhov ponúk. Uveďte dátumy akýchkoľvek plánovaných udalostí súvisiacich s ponukou, ako napríklad stretnutie pred podaním ponuky, otvorenie ponúk a verejné výberové konania, výberové konania alebo stretnutia na udelenie ceny.
Odkázať čitateľom na pokyny priloženého uchádzača o podrobné pokyny o tom, čo sa má odoslať a v akom formáte. Zdôraznite, že venujte veľkú pozornosť predpísaným formám a požiadavkám a spomeňte možnosť diskvalifikácie ponuky v prípade nesúladu. Jasne uveďte základy alebo kritériá pre zadanie ponuky a všetky ďalšie informácie, ktoré by ste chceli zdôrazniť, ako napríklad počet požadovaných kópií a spôsob, akým majú byť ponuky zapečatené, zabalené a označené.
Zopakujte svoju pozvánku na cenu a potom poďakujte čitateľovi za jeho záujem. Formálne zatvorte list a podpíšte svoje meno a názov.
Tipy
-
Požiadavky na ponuky sa môžu stať zložitými. Pred dokončením žiadosti o ponuku a balíčku sa obráťte na právnika. Opravte si svoj list o gramatické a pravopisné chyby.
Blokujte svoj list a potom ho vytlačte na hlavičkový papier.
