Žiadosť o predloženie ponuky alebo žiadosť o predloženie návrhov alebo RFP je dokument, ktorý podnik alebo organizácia predloží pre predajcov. Napríklad stavebná spoločnosť môže potrebovať stolárov alebo nemocnica môže potrebovať web designer na vytvorenie stránky. RFP sú vo všeobecnosti formálne dokumenty s pravidlami pre dodávateľa. Zahŕňajú podrobnosti o podnikaní, ktoré podáva žiadosť, špecifikácie obchodného projektu, proces vyjednávania pre predajcov, výberový proces výberu dodávateľa alebo predajcu, zmluvný proces a komunikačný proces počas žiadosti.
Zbierajte všetky informácie vopred. Majte svoje finančné výkazy, rozpočty, zmluvy, dohody a všetky ostatné súvisiace dokumenty, ktoré sa týkajú projektu. To vám uľahčí písanie RFP.
Napíšte prehľad alebo úvod, niekedy nazývaný "zhrnutie." Táto časť predstavuje podnik alebo organizáciu, ktorá podáva žiadosť a jej miesto vo svojom odvetví. Súhrn tiež prezentuje vo vrcholovom bode projekt alebo obchodnú potrebu, o ktorú sa žiadajú.
Jasne uveďte špecifikácie, v zmysle ktorých dodávatelia budú reagovať. Definujte charakter a rozsah vášho projektu, vaše potreby, očakávaný výsledok a všetky ďalšie dôležité informácie. Byť špecifický; existuje významný rozdiel medzi potrebou webových stránok navrhnutých a potrebných na vytvorenie, aktualizáciu a pravidelné spravovanie webových stránok.
Jasne uveďte pokyny, ako sa s procesom komunikácie bude zaobchádzať s procesom komunikácie. Ak chcete, aby predajcovia kontaktovali jednu osobu vo vašej organizácii, urobte to jasné. Ak bude prezentácia pre dodávateľov zúčastniť, uveďte všetky podrobnosti o tom. Ak nechcete, aby vám predajcovia v priebehu procesu vôbec kontaktovali, uveďte to s konečnou platnosťou. Určite, ako budú prijaté ponuky, či musia byť zapečatené a čo je konečný termín.
Vysvetlite, že RFP nie je zmluvou a že odpoveď na ne nezaručuje výber. Nezabudnite uviesť informácie, ktoré budú robiť odpoveď dodávateľa za čas predajcu. Uveďte podrobnosti o rozpočte, zmluve, forme platieb a hodnotení práce, zatiaľ čo projekt je aktívny.
Zahrňte akékoľvek právne, autorské, poistné a etické aspekty, ktoré majú dodávatelia zvážiť. Toto zahŕňa okrem iného dohody o dôvernosti, požiadavky na menšinových dodávateľov, miestne predpisy, bezpečnostné aspekty a obchodné praktiky.
Zadajte jednotlivé pokyny na formátovanie odpovedí. Informujte predajcov o tom, ako chcete vidieť ich čísla návrhov, aké informácie by mali obsahovať s ich návrhmi, ako sú kópie poistných informácií alebo obchodných licencií.
Zahrňte plánovaný záver týkajúci sa výberového procesu. Nechajte predajcov vedieť, či budú alebo nebudú informovaní, ak nedostanú prácu, ako aj to, čo očakávať, ak budú vybraní pre danú prácu.
