Väčšina moderných spoločností má elektronické alebo počítačové metódy na sledovanie odpracovaných hodín zamestnancov. Nie je to vždy pre menšie podniky a je zriedkavé pre nezávislých dodávateľov. Je dôležité, aby ste presne sledovali počet odpracovaných hodín na mzdové účely, ako aj na daňové záznamy. Nájdite systém, ktorý pracuje pre vás a držte sa s ním nepretržite po celý rok pre najlepšie a najpresnejšie záznamy.
Preskúmajte rôzne metódy sledovania a rozhodnite sa, ktorý z nich najlepšie funguje na vašom pracovisku. Mnoho veľmi malých firiem sa dostane do denníka s papierovou prácou, pričom každý týždeň je v kruhovom páse. Ak máte počítač na mieste, možno budete chcieť použiť program programu Excel určený na záznam miezd. Vyberte metódu, ktorá je najjednoduchšia pre všetkých, aby používali dôsledne.
Zapíšte všetky pravidlá o hodinách sledovania a uverejnite ich na poprednom mieste. Uveďte podrobnosti o tom, čo robiť, ak sa skôr alebo neskôr skontrolujete, či budete používať vojenský alebo civilný čas, pravidlá zaokrúhľovania minút a akékoľvek iné predpisy, ktoré chcete vynútiť.
Uložte položku na vedenie záznamov, kde má k nemu prístup všetci. Udržujte spojivo s časovými listami na poličke v kancelárii alebo nad hlavným registrom. Povoliť všetkým prístup k počítaču pomocou programu Excel alebo do časových hárkov, ak ich prenesie do programu manažér.
Sledujte svoju metódu sledovania týždenne, aby ste zaznamenali celkový počet hodín pre každého zamestnanca. Pozrite sa na chyby v uchovávaní záznamov, napríklad na zamestnancov, ktorí zabúdajú na odovzdanie alebo odhlásenie, a implementujte metódy na odstránenie týchto problémov.
