V obchodných transakciách môžu nastať časy, kedy nastane problém, ktorý nemožno ľahko vyriešiť pomocou telefonických hovorov. Problémy by mohli vyplynúť z kvality prijatých tovarov, neskorých dodávok, zlej služby, neskorej platby alebo nesplnenia úlohy v požadovanom časovom rámci. Musíte svoje obavy predložiť písomne.
Pozrite si objednávku a súhlas s podmienkami, ktoré sa týkajú tovaru alebo služieb, s ktorými ste nespokojní. Ak ste už uskutočnili telefonické hovory, pošlite list, v ktorom nájdete informácie o vašich problémoch a o tom, čo v odpovedi povedal dodávateľ.
Napíšte dodávateľovi list, ktorý načrtne vaše obavy. Majte kópie všetkých listov, ktoré pošlete predajcovi. Po každom kontakte pošlite predajcovi potvrdzujúci e-mail, v ktorom sú uvedené problémy, ktoré boli uspokojivo riešené a všetky nevyriešené problémy. Môže to byť krátka poznámka, ale zachováva ju úcta a profesionálne.
Ak ste nedostali úplnú spokojnosť, musíte svoje sťažnosti kodifikovať vo formálnom nesúhlasnom liste predajcovi. Dôležité položky, ktoré je potrebné zahrnúť do listu, sú: podmienky dohody, dátumy dodania alebo termínu, problémy, ktoré sa vyskytli, a kópie odoslaných e-mailov týkajúcich sa problémov.
Zatiaľ čo súdny spor je vždy možné vyriešiť problém s dodávateľom, malo by to byť posledná možnosť. Súdy sú drahé a časovo náročné. Ak je súdne konanie absolútne nevyhnutné, listy sťažnosti dodávateľa budú pre váš prípad veľkým prínosom.
Tipy
-
Majte profesionálny tón a nepoužívajte sarkasmus alebo hrozby. Cieľom je vyriešiť problémy, ktoré ich nerobia.
