Bez ohľadu na to, či ste so školami, organizáciami alebo podnikmi združení, môžete byť oslovení dodávateľmi, ktorí vás žiadajú, aby ste používali služby alebo produkty dodávateľa. Ak nemáte záujem o to, čo majú predať, máte lepšiu ponuku od iného predajcu, ktorý predáva podobný produkt alebo službu, alebo ak v súčasnosti nemáte záujem, ale chceli by ste ich ponuku prehodnotiť v budúcnosti, vy mali by sa riadiť niektorými základnými krokmi pri komunikácii s dodávateľom, o ktorých nemáte záujem o ich ponuku.
Formátujte svoje písmeno
Formátujte svoj list formálnym obchodným listom. To znamená, že všetko písanie bude zarovnané na ľavej strane s jedným rozmiestnením, pričom medzi každým prvkom a odsekom bude prázdna čiara. Používanie firemného hlavičkového papiera je uprednostňované.
Zahrňte spiatočnú adresu. Prvým riadkom vášho listu bude vaša adresa. Druhý riadok bude obsahovať vaše mesto, štát a PSČ. Ak používate firemný hlavičkový papier s uvedenou návratovou adresou, tento krok sa môže preskočiť.
Identifikujte dátum, v ktorom píšete písmeno po vašej adrese. Ak chcete zostať verný profesionálnemu formátu obchodného listu, napíšte dátum tak, aby bol deň prvý, potom mesiac a nakoniec rok. Žiadne čiarky nie sú potrebné v tomto formáte dátumu. Ponechajte celý prázdny riadok po dátume dňa.
Určte, kto vám posielate svoj list. Táto časť sa skladá z piatich riadkov. Prvý riadok obsahuje celé meno príjemcu; druhý riadok identifikuje jeho názov (napríklad správca); tretí riadok identifikuje spoločnosť, pre ktorú jednotlivec pracuje; štvrtý riadok obsahuje adresu ulice; a piaty a posledný riadok obsahuje mesto, štát a PSČ.
Otvorte a zatvorte správne písmeno. Najčastejšie prijímané pozdravy začínajú "Drahý", potom meno príjemcu v formálnom formáte (pán John Smith, pani Sally Walker), za ktorým nasleduje dvojbodka. Najčastejšie akceptované zatvorenie je "S pozdravom", za ktorým nasleduje čiarka a tri prázdne riadky, v ktorých napíšete svoj podpis. Sledujte svoj podpis s napísaným menom, vašou pozíciou a vašou spoločnosťou.
Zostavte svoj list
Vysvetlite, že ste si prečítali svoj návrh, ale v tomto okamihu vyberáte.
Uveďte vysvetlenie, prečo nemáte záujem, či ide o načasovanie, aktuálnu potrebu alebo cenu. Ak predávajúci vie, prečo momentálne nemáte záujem, môžu byť schopní uspokojiť druhý návrh, ktorý lepšie vyhovuje vašim potrebám.
Ďakujem predajcovi za vypracovanie návrhu. Uveďte, kedy by ste ho chceli znova počuť, ak vás to zaujíma.
Výstraha
Nezabudnite vo svojom liste záväzky, pretože tieto môžu byť považované za právne záväzné.
