Štyri komunikačné komponenty sú kódovanie, dekódovanie, prenosové médium a spätná väzba. Odosielateľ osobnej alebo obchodnej komunikačnej správy zakóduje a vysiela ho prostredníctvom jedného alebo viacerých médií prijímaču, ktorý ho dekóduje a reaguje poskytnutím spätnej väzby. V podnikaní sa efektívna komunikácia stáva dohodou, umožňuje manažérom motivovať svojich zamestnancov a pomáha spoločnostiam komunikovať so svojimi zainteresovanými stranami. Slabá komunikácia môže mať za následok nízku morálku, stratu produktivity a nedostatok dôvery.
kódovanie
Prvá komunikačná zložka je kódovanie, čo je preklad nápadov a konceptov do symbolov a gest. Odosielateľ začína rozhodnutím o odoslanej správe. Dobré nápady sa často strácajú, ak je kódovací proces nesprávny. Napríklad rozhovory zmätené s irelevantnými skutočnosťami a skľučujúcou logikou by mohli znemožniť jasné a produktívne dialóg o faktoch, tvrdí Harvard Business School profesor John P. Kotter a profesorka University of British Columbia Lorne A. Whitehead. Klamlivé komunikačné stratégie, ako je napríklad strach, môžu vytvárať úzkosť o imaginárnych rizikách, ktoré môžu tiež zmeniť ľudí na dobrý nápad. Obchodný autor Theodore Kinni napísal v pracovnom poznaní Harvardskej obchodnej školy, že sila komunikácie môže byť maximalizovaná interpretáciou faktov a nielen ich recitovaním a použitím emócií a symbolov na zväčšovanie správ a okamžité prepojenie so zamestnancami.
stredná
Kódovaná správa sa prenáša cez médium alebo kanál. Dve základné kategórie obchodných kanálov sú ústne a písané. Ústna komunikácia sa môže uskutočňovať telefonicky alebo pomocou internetových technológií, ako sú virtuálne telekonferencie a webové vysielania. Písomná komunikácia zahŕňa správy a poznámky o tradičných papierových médiách alebo o elektronických médiách. Ústne kanály sú rýchlejšie, pretože odosielateľ a prijímač môžu používať verbálne a neverbálne signály na prenos správ a poskytovanie odpovedí takmer okamžite. To je dôvod, prečo vedúci pracovníci cestujú po celom svete na uzatváranie obchodných transakcií, pretože vytváranie osobných kontaktov a dôvery môže byť ťažké pomocou e-mailov a virtuálnych stretnutí.
dekódovanie
Dekódovanie je úloha príjemcu správy. Zahŕňa interpretáciu verbálnych a neverbálnych správ vysielaných odosielateľom. Pre úspešnú obchodnú komunikáciu musia byť procesy kódovania a dekódovania synchronizované. To vyžaduje dôveru medzi prijímateľom a odosielateľom. Kultúrne rozdiely často hrajú úlohu pri budovaní tejto dôvery, najmä pri interpretácii neverbálnej komunikácie. Napríklad, ukazovanie prstom je prijateľné v Severnej Amerike, ale považuje sa za hrubé v mnohých častiach Ázie.
spätná väzba
Spätná väzba je posledným krokom v komunikačnom procese, v ktorom prijímajúci reaguje na správu odosielateľa. Tento signál môže byť verbálny - napríklad "Áno, myslím, že je to skvelý nápad" - alebo neverbálny, ako napríklad vzdych alebo dlhá pauza na označenie nesúhlasu. Spätná väzba umožňuje odosielateľovi vykonať nápravné opatrenia opakovaným vysielaním alebo preformulovaním nesprávne pochopenej správy. Spätná väzba by však mala byť poskytnutá rýchlo, pretože oneskorenia môžu zabrániť podnikateľským nápadom a viesť k strate podnikateľských príležitostí.
