Podnikanie zahŕňa podanie formálneho dokumentu podľa štátneho práva, zvyčajne s kanceláriou štátneho tajomníka, v ktorom sa chce podnik nachádzať. Tento formálny dokument sa vo väčšine štátov nazýva zakladajúcim dokumentom, ale je známy aj ako osvedčenie o zapísaní alebo charterový list v niektorých štátoch s históriou používania inej terminológie. Obchodná činnosť sa považuje za začlenenú od okamihu, keď štátna kancelária prijíma podanie a pripevní štátnu pečiatku alebo pečiatku na doklad, ktorým sa udeľuje právomoc pôsobiť v štáte. Značka štátu o zakladaní spoločnosti je oficiálnym dôkazom o zapísaní do obchodného registra s uvedením presného dátumu, kedy štát prijal podanie a spoločnosť vznikla ako uznaný subjekt.Štát uchováva záznamy o podaniach a na požiadanie poskytuje overené kópie a osvedčenia, ktoré zabezpečia, že spoločnosť je zaregistrovaná v štáte a je v dobrom stave.
Doklad o zapísaní
Po podaní článkov o registrácii so štátom dostane obchodný doklad poštou. Pokiaľ obchodné príkazy (a platí za) overenú kópiu článkov v čase podania papierovej dokumentácie, doklad môže byť jedinou položkou vrátenou štátom na overenie, či bolo podanie prijaté. Tento doklad o registrácii by mal byť vedený s firemnými záznamami firmy. V mnohých prípadoch je dostatočným dôkazom o zapísaní originálneho dokladu o zapísaní spolu s jednoduchou (necertifikovanou) kópiou zakladateľskej zmluvy, ktorá zmierňuje potrebu platiť za overené kópie článkov zakaždým, keď podnik potrebuje poskytnúť oficiálnu dokumentáciu,
Kópia stanov
Stanovy sú verejným dokumentom. Všetky štáty spravujú obrazovú databázu podaní a väčšina štátov sprístupňuje túto databázu prostredníctvom internetu. Každá verejnosť má prístup k databáze a ak je táto funkcia k dispozícii, stiahnite si kópiu zakladateľskej listiny, ktorá bola priložená k štátu (inak môže osoba zavolať štátnu kanceláriu a objednať si kópiu).
Toto sťahovanie bude mať štátnu značku a titulný list s uvedením dátumu registrácie spoločnosti, ale bude to len kópia. Táto verzia spolu s dokladom o registrácii môže byť považovaná za dostatočný dôkaz o začlenení na otvorenie bankového účtu, ale pravdepodobne nebude postačovať na to, aby spĺňal požiadavky náležitej starostlivosti na žiadosť o úver. Najlepším riešením je mať aspoň jednu overenú kópiu stanov spoločnosti v knihe podnikových záznamov.
Žiadosť o overenú kópiu sa dá ľahko vykonať v čase podania s platbou dodatočného poplatku a má za následok vrátenie dokladu o zaplatení a kópiu článkov originálnou pečiatkou alebo zvýšenou pečaťou. Overená kópia článkov sa môže získať kedykoľvek po podaní písomnou žiadosťou a zaplatením poplatku.
Výpis z obchodného registra
Niekoľko štátov (napríklad Missouri, Nové Mexiko a Gruzínsko) vydajú, čo nazývajú "osvedčenie o zapísaní", akonáhle firma podá svoje stanovy. V niektorých prípadoch je poplatok, ktorý sa posudzuje v čase podania na predloženie osvedčenia. V týchto štátoch, ak je požadovaný dôkaz o zapísaní, je jediným prijateľným dôkazom pôvodné osvedčenie o zapísaní. Ak podnik má opečiatkovanú alebo overenú kópiu článkov, ale bez certifikátu, podnik sa pravdepodobne stretne s problémami. Podnik môže požiadať štát o duplikát certifikátu po zaplatení poplatku.
Osvedčenie o dobrom stave
Ďalším prijateľným dôkazom o zapracovaní, ktorý môže nahradiť overenú kópiu článkov, je osvedčenie o dobrom postavení. Ide o doklad vydaný štátom, ktorý overuje, že podnik je zaregistrovaný so štátom k určitému dátumu a v súčasnosti je aktívny a aktuálny na všetkých požadovaných štátnych podaniach. Tento certifikát je tiež umiestnený pod pečaťou. Môže byť objednávaný od štátu kedykoľvek, zvyčajne po zaplatení poplatku.
Robiť biznis
Štát kontroluje začlenenie a je jediným subjektom, ktorý môže definitívne určiť, kedy je spoločnosť zaregistrovaná v štáte a či je v súčasnosti oprávnená podnikať. Stanovy spoločnosti sa však nemusia aktualizovať s najnovšími informáciami o tom, kto má pod kontrolou spoločnosť a či funguje podľa plánu. Často, ak sa požaduje dôkaz o začlenení, význam sa rozširuje tak, aby zahŕňal poskytnutie dôkazu o vlastníctve, dôkaz o prevádzkovaní, dôkaz o adrese alebo dôkaz oprávneného signatára.
Takže zatiaľ čo certifikované články alebo osvedčenie o dobrom postavení je technicky dokladom o začlenení, podnik by mohol byť požiadaný, aby tiež poskytol kópiu svojich stanov, zápisnice zo zasadnutí správnej rady, schvaľovacie rozhodnutie spoločnosti, aby prijal konkrétnu akciu alebo účet úžitkovej zriadiť adresu alebo iné veci, ktoré overia jeho autoritu a zámer podnikať v štáte.
