Podnik sa môže každý rok zaoberať stovkami alebo tisíckami spisov. Organizácia eliminuje to, čo sa stalo, zdôraznil pocit, že dostanete pri hľadaní niečoho dôležitého. Správny informačný systém môže pomôcť vašej firme fungovať hladko a efektívnejšie.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
súbory
-
Závesné súbory
-
Karty štítkov
Analyzujte svoje súbory. Je najlepšie ich zoradiť podľa priezviska klienta, podľa projektu alebo chronologicky? Vyberte vlastnosti, ktoré použijete pri hľadaní súboru.
Označte svoje súbory jasne. Oddeľte menšie súbory do kategórií v visiacej zložke. Napríklad "júl 2008" môže mať vlastný označený visiaci priečinok a môžete vložiť všetky zmluvy alebo zložky z toho mesiaca do visiaceho priečinka.
Oddeľte súbory do rôznych kartoték. Mať jednu skriňu pre administratívne súbory, ako napríklad objednávanie spotrebného materiálu, informácie o mzdách a pokračovanie; ďalšia kabinet pre klientske súbory s vyplnenými zmluvami a platobnými a projektovými informáciami; a akýkoľvek iný typ, ktorý vaša firma potrebuje. Označte skrinky jasne.
Otestujte svoj systém podania predtým, než ho predstavíte svojim spolupracovníkom. Uistite sa, že môžete všetko ľahko nájsť a že spôsob, akým ste organizovali veci, má zmysel. Ak ste všetko zorganizovali chronologicky, ale test ukazuje abecedne viac zmysel, zmeňte svoj systém.
Zavolajte na krátke stretnutie a vysvetlite systém podávania. Uistite sa, že každý rozumie tomu, ako funguje systém, a dôležitosť sledovania systému.
Rozhodnite sa, kto urobí podanie. Môžete delegovať podanie na jednu osobu, alebo nechať každého pracovníka urobiť vlastné podanie. Zamestnanci môžu mať kanceláriu v kancelárii, ale stále potrebujete centrálny systém podávania, ideálne s jednou zodpovednou osobou.
Zdieľajte dôležité dokumenty denne. Rutinné podanie vám pomôže zostať organizované a uchováva podanie z väčšej úlohy, ako je potrebné. V každej kancelárii použite podložky a skontrolujte, či sa na konci každého pracovného dňa vyprázdnia zásobníky.
Posúďte systém podávania každých šesť až 12 mesiacov. Vyčistite zastaraný materiál z vášho systému.
