Správna príprava obchodných faktúr zvyšuje pravdepodobnosť, že vaša firma bude zaplatená za svoje výrobky alebo služby včas. Dôkladný prístup k fakturácii vám môže tiež pomôcť udržiavať lepšie záznamy a udržiavať rozpočet na správnej ceste.
Vytvorte štandardizovaný formulár
Vytvorte šablónu obchodnej faktúry, ktorá obsahuje kategórie všetkých dôležitých informácií. Vyplniteľný formulár by mal obsahovať hlavičkový papier vašej spoločnosti alebo logo a kontaktné informácie, vrátane telefónnych a faxových čísel a e-mailov a webových adries. Zahrňte miesta na vyplnenie dátumu objednávky a dátumu faktúry, meno predajcu alebo číslo kódu a číslo licencie alebo daňové identifikačné číslo dodávateľa, ak je to vhodné. Vytvorte stĺpce, ktoré vám umožnia vyplniť množstvá, opisy a ceny predaných položiek a riadkovú položku pre pridanie dane z predaja a výpočet sumy. Nechajte miesto pre poznámky.
Byť špecifický
Pri úprave položiek predaných služieb alebo položiek musíte byť špecifické. Uveďte čísla častí, referenčné kódy alebo popisy, ktoré vám a vášmu kupujúcemu jasne uvádzajú, čo odkazuje faktúra. Rozdeliť hodinovú prácu a obsahovať opisy vykonaných služieb. To vám pomáha sledovať zásoby a pracovný produkt a umožňuje zákazníkovi, aby videl podrobný zoznam toho, o aký poplatok ho účtuje. V prípade sporu môže faktúra objasniť nedorozumenia a pomôcť vám vyhnúť sa oneskoreniam v platbách. Ak bola v transakcii zahrnutá aj objednávacia objednávka alebo autorizačný kód od kupujúceho, zahrňte aj toto.
Prejsť do režimu online
Vytvorte elektronickú verziu vašej obchodnej faktúry, aby procesy fakturácie boli rýchlejšie a efektívnejšie. Faktúry, ktoré sú elektronicky generované a odosielané prostredníctvom e-mailu, môžu byť tiež efektívne sledované, najmä ak si želáte "potvrdenie o prečítaní" na sledovanie, keď príjemca prijal a otvoril dokument. Tým sa zabráni prípadným nárokom na faktúru, ktorá sa stratí poštou. Ak vydávate papierové faktúry, zahrňte poštovú poukážku, ktorá vám povzbudí promptnú platbu.
Zadajte Možnosti platby
Poznámka k faktúre, keď je platba splatná, a uveďte sankcie alebo poplatky za oneskorené platby. Zahrňte pokyny o tom, ako môže byť faktúra zaplatená, ako sú možnosti online, firemná šek, pokladničná pokladňa, peňažná hotovosť alebo firemná kreditná karta. Zadajte priame číslo vášmu účtovníckemu oddeleniu v prípade, že si zákazník chce telefonicky uskutočniť platbu vo forme bankového prevodu alebo debetnej karty.
