Správna rada, rovnako ako každá pracovná skupina, potrebuje čas a informácie na to, aby absorbovala a zvážila novú myšlienku. Či už ste vedúci oddelenia, dobrovoľník, konzultant alebo člen predstavenstva, pri predstavovaní nového nápadu sa uplatňujú niektoré základné pokyny. Poskytnutie stručnej prezentácie, predvídanie možných otázok, poskytnutie dostatočných informácií na umožnenie rozhodovania a rýchle reagovanie na obavy môže znamenať rozdiel medzi prijatím a zamietnutím vášho návrhu.
Usporiadajte informácie čo najskôr. Znamená to poskytnúť prehľad alebo súhrnný prehľad v hornej časti materiálov, čo umožní členom predstavenstva pochopiť nový nápad a túru vašej prezentácie v jedinom krátkom čítaní. Prehľadový obchodný plán zobrazený na Planware.org ponúka vzorové hlavné nadpisy tém, ktoré môžu tvoriť váš súhrnný prehľad (pozri zdroje). Prispôsobte ich na ilustráciu navrhovanej myšlienky a plánu útoku. Prispôsobte si úplný obrys, aby zodpovedal podrobnostiam Vášho prístupu. S jednostránkovým súhrnom a dvojstránkovým obrysom ste členom predstavenstva poskytli úplný prehľad o probléme, vašom výskume a navrhovaných riešeniach. Materiály, ktoré nasledujú, sa môžu rozšíriť o témy v poradí vášho súhrnu. To umožňuje čitateľom pochopiť celý námet v krátkom čítaní a tiež pomôže usporiadať prezentáciu tak, aby zodpovedala času pridelenému rade. Ak dostanete niekoľko minút, prečítajte si súhrn; s dlhším časom skontrolujte obrys. S množstvom času ste pripravení podrobne vyriešiť konkrétne problémy. To dokazuje vašu schopnosť spolupracovať a váš rešpekt k ostatným potrebám podnikania.
Prezentujte nápady v rôznych formách. Tréner verejnej mienky Patricia Fripp poznamenáva, že niektorí si spomínajú, čo počujú, ale väčšina ľudí si pamätá, čo vidia. Ak váš nápad zahŕňa prerozdelenie zdrojov, ďalší personál alebo zlepšenie podielu na trhu, zvážte tieto informácie stručne s grafmi, grafmi a diagrammi. Softvér ako Microsoft PowerPoint alebo rôzne grafické programy uvedené na Pure-Mac vám umožňujú prezentovať grafické informácie v leštenej podobe (pozri zdroje). Poskytnite podporu tlače grafiky, aby členovia správnej rady mohli skontrolovať grafy a grafy neskôr.
Predvídajte a odpovedajte na logické otázky vo vašich prezentačných materiáloch. Poskytnite odhady nákladov, vzorové tréningové plány alebo iné údaje na podporu plánovaného úspechu vášho nápadu. V tejto oblasti je predvídanie otázok veľmi odlišné od obhajovania vašej myšlienky od útoku. Vyhýbajte sa obranným stratégiám, ako napríklad komentovať, že mnohí ľudia si myslia, že táto myšlienka nebude fungovať, ani klasifikovať logické otázky ako námietky.
Rýchlo reagujte na neočakávané otázky. Poďakovanie žiadateľovi za jeho pohľad a pripustenie, že nemáte všetky údaje alebo podrobnosti v tejto oblasti, môže byť sprevádzané sľubom, že dostanete odpovede do týždňa alebo iného logického časového rámca. Postupujte podľa termínu. Informujte všetkých členov správnej rady o odpovediach, nie len o otázke. To ukazuje vašu schopnosť reagovať na obavy a vašu túžbu efektívne komunikovať.
Pripravte sa, aby ste pružne reagovali na návrhy. Identifikujte oblasti, v ktorých je vaša myšlienka ľahko upravená a oblasti, kde to bude ťažké.To vám dáva krok vpred pri odpovedi na námietky alebo obavy.
Poskytnite dostatočné podporné informácie, aby ste umožnili rozhodovanie. Najmä s novými nápadmi budú členovia predstavenstva chcieť skontrolovať informácie svojim vlastným tempom pred tým, ako sa zaviažu k záväzku. Tento proces kontroly môže priniesť ďalšie otázky alebo obavy. Materiály musia ponúknuť úplné vyjadrenie vášho nápadu bez toho, aby boli tak ohromujúce, že bránia rozhodovaciemu procesu. Napríklad čitatelia potrebujú tri odhady nákladov, ktoré ste získali spolu s názvami spoločností možných dirigentov; ale v tomto momente nie sú pripravení prechádzať celým spektrom otázok, ktoré by mohli obsahovať prieskumy, alebo vašu podrobnú korešpondenciu s každým dirigentom. Stručný odsek o ich úspechu a časovom rámci je dostatočný; podrobná história každej spoločnosti sa stáva základným rozhodnutím o tom, či sa má uskutočniť prieskum alebo nie.
Dokončite svoju prezentáciu tým, že ďakujete správnej rade za čas potrebný na zváženie vášho nápadu, bez ohľadu na jeho pôvodnú odpoveď. S radosťou sa vrátite s ďalšími nápadmi a radi sa srdečne privíta.
