Projektoví manažéri používajú nástroje na analýzu prognóz, rozpočtov, výkazov ziskov a strát a ďalších finančných dokumentov. Ak chcete maximalizovať ziskovosť a návratnosť investícií do projektov, manažér projektu vyžaduje pracovnú znalosť základných finančných a účtovných konceptov. Pomocou nástrojov, ako sú napríklad tabuľky a online kalkulačky, projektoví manažéri analyzujú finančné informácie o projekte, uplatňujú účtovné zásady a spravujú správy, aby zabezpečili plynulý priebeh projektu.
Analýza nákladov a prínosov
Projektoví manažéri vykonávajú analýzu nákladov a prínosov, keď potrebujú prijať rozhodnutie o projekte. Zvyčajne pomocou tabuľkového nástroja, ako je Microsoft Excel, Google Spreadsheets alebo Quickbooks, analyzujú náklady spojené s danou investíciou vypočítané počas trojročného obdobia na vytvorenie čistej súčasnej hodnoty, návratnosti a ďalších metrík potrebných na prijatie dobrého finančného rozhodnutia. Napríklad analýza nákladov a prínosov pre projekt rozvoja tréningu zvyčajne zahŕňa meranie nákladov na vytváranie vzdelávacích materiálov a odčítanie úspor vyplývajúcich z efektívnejšieho personálu. Komplexnejšie analýzy nákladov a prínosov zahŕňajú viaceré náklady a mnohé výhody.
predpovedanie
Predpovede peňažných tokov pomáhajú projektovým manažérom predpovedať, či príjmy budú pokrývať náklady na prevádzku. Projektoví manažéri môžu načítať šablónu z webových stránok, ako napríklad webové stránky šablón Microsoft Office, alebo si môžu vytvoriť vlastný formát. Potom zadaním očakávaného príjmu a výdavkov za každý mesiac a porovnaním hodnôt pomocou vzorcov môže projektový manažér pripraviť vyhlásenie na zobrazenie optimistických alebo pesimistických výhľadových scenárov cash flow. Zvyčajne prognóza trvá jeden až dva roky. Predpovede peňažných tokov poskytujú projektovým manažérom možnosť určiť, či je činnosť životaschopnou možnosťou.
Analýza rovnovážneho stavu
Projektoví manaľéri dokončia analýzu rovnovážneho zisťovania s cieľom určiť úroveň výstupu, pri ktorej sú peniaze získané výrobkom alebo službou produkované projektom rovnocenné s nákladmi na jej vývoj. Projektoví manažéri napríklad používajú bezplatné online nástroje, ako napríklad softvér Project.net, na udržiavanie riadiaceho panelu projektu a zabezpečenie toho, aby projektové úlohy produkovali výstup, ktorý pomáha riadiť projekty.
Sledovanie rozpočtu
Projektoví manažéri používajú softvér na sledovanie rozpočtu, napríklad softvér spoločnosti Clarizen, s cieľom určiť, či investície do projektov majú časový rozdiel po porovnaní peňažnej hodnoty tak v súčasnosti, ako aj v budúcnosti. Softvérové nástroje umožňujú projektovým manažérom definovať hodinové sadzby pre zdroje, prispôsobiť fakturačné sadzby a analyzovať využívanie zdrojov. Tieto nástroje a techniky pomáhajú udržiavať projekt na správnej ceste tým, že zabezpečujú výdavky, ako sú špecializované konzultácie, softvérové licencie a náklady na hardvér, v rámci pridelených finančných prostriedkov.
