Firmy financujú projekty, ktoré vrcholový manažment považuje za dôležité pre ich úspech. Samotné financovanie projektu však nezabezpečuje, že keď projekt skončí, spoločnosť bude lepšie ako predtým.
Existuje veľa dôvodov, prečo môže spoločnosť profitovať z projektu. Výnimočný projektový manažér môže svojmu tímu stádať správnym smerom. Alebo vďaka vynikajúcemu vzdelaniu a skúsenostiam na pracovisku môže tím prijať všetky správne postupy. Vo väčšine prípadov však pomáha používanie nástrojov na riadenie projektov.
Nástroje riadenia projektov, ako je graf PERT a štruktúra rozpadu práce, môžu zlepšiť schopnosti tímu tým, že poskytnú poradenstvo, aj keď projektový tím má všetky správne vedomosti a roky praxe.
Ganttov diagram
Ganttov diagram je horizontálny stĺpcový graf, ktorý uvádza aktivity projektu, ako aj dátum začiatku a konca každej aktivity, ktoré sa zobrazujú vo formáte kalendára. Ganttov diagram nevie ilustrovať vzťah medzi aktivitou a aktivitou, ale každá aktivita uvedená v grafe Ganttov sa zhoduje s aktivitou v štruktúre rozpadu práce, ktorá rozdeľuje prácu projektu na fázy a pracovné balíky.
Graf Ganttov tiež obsahuje stĺpce na dokumentáciu trvania a percentuálneho zastúpenia každej úlohy. Počet pracovných dní, počas ktorých bola aktivita vykonávaná, očakávaný počet dní na dokončenie aktivity a zostávajúce dni sú tiež zaznamenané v grafe. Tieto čísla ilustrujú plánovaný a skutočný pokrok v práci.
Pert Chart
Technológia hodnotenia a hodnotenia programu alebo graf PERT sa používa na plánovanie času a zdrojov potrebných na dokončenie projektu a riadenie projektových úloh. Pomocou grafu PERT alebo sieťového diagramu vedenie projektu môže špecifikovať a naplánovať postupne každú úlohu, ktorú členovia tímu musia dokončiť na dosiahnutie cieľa projektu a stanoviť čas potrebný pre každý z nich.
Tabuľka PERT znázorňuje vzájomný vzťah medzi úlohami tým, že identifikuje, ktoré úlohy sú navzájom paralelné a ktoré sa musia vyskytovať postupne. Projektové míľniky - udalosti, ktoré označujú konečný výsledok série aktivít - sú tiež mapované.
Okrem toho v tabuľke PERT sú uvedené tri odhady pre každú aktivitu projektu: najkratší čas potrebný na dokončenie aktivity, čas, ktorý sa pravdepodobne bude vyžadovať na dokončenie aktivity a najdlhší čas, kedy bude činnosť vyžadovať.
Analýza kritickej cesty
Analýza kritickej cesty je nástroj používaný pri projektoch, ktoré vyžadujú dokončenie vzájomne závislých činností. Kritická cesta obsahuje zoznam projektových aktivít špecifikovaných v štruktúre rozdelenia práce, čas ukončenia každej činnosti a identifikácia vzájomne závislých úloh a koncových bodov vrátane míľnikov a dodávateľských položiek.
Doby dokončenia množiny aktivít v kritickej ceste sú spočítané a rovnajú sa najväčšiemu množstvu času, ktorý môže projekt vyžadovať na dokončenie projektu. Postupné aktivity musia byť dokončené včas, aby sa projekt dokončil včas.
Matrica priradenia zodpovednosti
Matrica priradenia zodpovednosti alebo nástroj RACI upozorňuje účastníkov projektu na členov tímu, ktorým sú pridelené konkrétne zodpovednosti za projekt a na akú prácu sú jednotlivci zodpovední.
Ako naznačuje názov nástroja, matrica RACI uvádza, kto je zodpovedný za dokončenie úlohy, alebo kto bude plniť úlohu a jednotlivci, ktorí prispejú k dokončeniu úlohy. Matrica tiež určuje, kto je zodpovedný za úlohy a kto má rozhodovaciu právomoc v súvislosti s úlohou. Tiež sú uvedené mená tých ľudí, s ktorými možno poradiť v súvislosti s úlohou a ľudí, ktorí by mali byť informovaní o pokroku, ktorý tím dosiahne pri dokončení úlohy.
Štruktúra rozloženia práce
Štruktúra rozpadu práce (WBS) je projektový model alebo graf, ktorý rozdeľuje prácu projektu na úlohy. Projekt WBS ilustruje vzájomné vzťahy medzi úlohami a medzi úlohami a koncovým produktom projektu.
WBS zahŕňa podprojekty a poukazuje na zodpovednosť projektu, požadované zdroje a časové požiadavky na dokončenie každej úlohy.
