Účtovanie je dôležité pre podnikanie ako spôsob, ako dokumentovať finančnú činnosť a učiť sa z čísel. Vaša firma potrebuje základné účtovníctvo na vykazovanie príjmov na daňových formulároch a sledovanie finančných prostriedkov plynúcich z vašich bankových účtov. Účetné informácie však poskytujú cenné informácie o operáciách, ktoré ukazujú trendy a príležitosti, ktoré môžu pomôcť zvýšiť zisk vašej spoločnosti. Daňové spravodajské agentúry vyžadujú, aby ste si vedeli knihy na minimálnej úrovni, ktorá sleduje výnosy a výdavky. Ak však máte záujem a záujem, môžete mať svoje účtovné procesy na úplne inej úrovni a použiť ich na vytvorenie inteligentnejších a finančne životaschopnejších podnikov.
Typy účtovných firiem potrebujú
Sledovanie príjmov a výdavkov: Vaša firma je povinná vyplniť daňové formuláre založené na hrubom príjme a čistom príjme. Štátne a miestne spotrebné dane sú vypočítané ako percento príjmov. Mesto, štátne a federálne dane z príjmu sú založené na vašom čistom zisku po odpočítaní odpočítateľných nákladov z hrubého príjmu. Ak chcete tieto sumy vypočítať správne, vaše podnikanie musí sledovať a znižovať hrubé príjmy ako základ pre čísla príjmov a pripočítať všetky výdavky ako základ pre zrážky z podnikania. Pri nahlasovaní hrubých výnosov budete musieť svoje zárobky rozdeliť do kategórií, ako je veľkoobchod a maloobchod. Pri výpočte čistého zisku z daní z príjmov budete musieť rozdeliť výdavky aj do kategórií, ako sú napríklad materiály, mzdy, nájomné, verejné služby a náklady na auto.
Mzdové účtovníctvo: Okrem výpočtu toho, koľko zaplatíte každý zamestnanec na základe mzdy alebo platu a odpracovaných hodín, vaša firma musí tiež zraziť a zaplatiť dane z dôvodu sociálneho zabezpečenia, Medicare a dane z príjmov, ktoré majú vaši zamestnanci dlhovať, spolu so zodpovedajúcimi príspevkami zamestnávateľov pre sociálne zabezpečenie a Medicare. Budete tiež musieť zaplatiť poistenie v nezamestnanosti a priemyselné poistenie do prostriedkov vášho štátu na základe toho, koľko vašich zamestnancov pracuje a koľko si zarábajú. Vaša firma bude potrebovať komplexný a aktuálny systém mzdového účtovníctva, ktorý bude sledovať tieto čísla a zaplatí všetky dane z miezd a bude podávať všetky správy o daniach z miezd, keď budú splatné.
Účtovanie peňažných tokov: Váš účtovný systém by mal obsahovať aj nástroje na sledovanie dostupnosti a potreby hotovosti. Ak používate systém účtovníctva založený na hotovosti, vaše týždenné a mesačné údaje vám poskytnú primerane dobrú predstavu o tom, do akej miery prichádzate a vyjdete. Ak používate účtovný systém účtovníctva, môžete zaznamenať predaj ako výnos skôr, ako ste za to skutočne zaplatili, takže potrebujete iný spôsob, ako monitorovať dostupnosť hotovosti. Či už používate systém hotovosti alebo časového rozlíšenia, váš peňažný tok tiež nemusí priamo korelovať s vykázanými príjmami a výdavkami, ak splávate pôžičky alebo ak odpisujete zariadenie, ktoré ste už kúpili.
Súvahy: Súvaha je momentkou vášho finančného obrazu v konkrétnom okamihu. Obsahuje informácie o tom, čo vlastníte a čo dlužíte. Váš zoznam aktív bude zahŕňať hotovosť v banke, zariadenie, ktoré ste si kúpili, zníženú o čiastku, ktorú odpisovala, a pohľadávky alebo sumy, ktoré sú vám dlžné za predaj, ktorý ste už vykonali. Zoznam záväzkov vo vašej súvahe zahŕňa zostatky splatné z úverov a kreditných kariet a krátkodobé dlhy, ktoré ste získali, ako sú splatné účty a nesplatené účty za služby. Odpočítaním svojich záväzkov od svojich aktív sa v súvahe zobrazuje aktuálna čistá hodnota vašej spoločnosti. Keď vytvárate súvahy v priebehu času, môžete vidieť, ako sa vaše výnosy a výdavky prehrali a vytvorili bohatstvo alebo dlh.Súvaha tiež ukazuje, koľko vašej čistej hodnoty je likvidné a koľko je viazané na aktíva, ktoré neposkytujú ľahko dostupné finančné prostriedky.
Prevádzkové správy: Okrem účtovných správ, ktoré vaša firma vyžaduje, aby vyplnili daňové agentúry a veritelia, môžete vytvárať prispôsobené prehľady, ktoré sledujú všetko od dolárnej hodnoty produktu, ktorý vaša linka produkuje za hodinu, k údajom o predaji každého predaja personál. Tieto čísla sú rozhodujúce pre strategické rozhodnutia. Môžu vám pomôcť zistiť, ktoré aspekty vašej firmy prinášajú najväčší zisk a sú najviac potešiteľné. Môžu tiež upozorniť na ťažkosti, ktoré je možné napraviť, ako sú výrobné aspekty, ktoré trvajú príliš dlho a náklady sú príliš vysoké.
Ako môžu podniky robiť účtovníctvo
Vaša firma môže buď urobiť vaše účtovníctvo interne, alebo najať externého odborníka, ktorý vám pomôže s týmto procesom. Mnohé spoločnosti používajú hybrid týchto dvoch prístupov s tým, že interní zamestnanci dokončia niektoré úlohy, ako je základné účtovníctvo, a potom uzatvárajú zmluvu s externým účtovníkom na to, aby zaplatili ročné dane.
Vnútropodnikové účtovníctvo prináša výhody tým, že máte niekoho, kto pozná vaše podnikanie dôkladne a zaznamenáva vaše zárobky a výdavky. Účtovník, ktorý je hlboko zapojený do vášho podnikania, bude schopný identifikovať a kategorizovať položky na účtenkách, určiť, či ide o materiály zahrnuté do nákladov na predané tovary alebo zásoby, ktoré potrebujete na usporiadanie za zákulisím. Avšak interný účtovník nemusí mať profesionálne odborné znalosti, ktoré môže outsider priniesť do mixu. Tieto poznatky sú užitočné pre vytváranie systémov, ako je vaše prvotné nastavenie účtovníctva, a tiež pre zachytenie nuancií, ako sú výdavky, ktoré nie sú oprávnene odpočítateľné.
Externý účtovník môže priniesť skúsenosti a perspektívu do účtovných procesov vašej spoločnosti. Ako profesionál, tento účtovník pravdepodobne videl knihy mnohých firiem a môže vám ukázať, ako aktualizovať vaše systémy, aby poskytli informácie, ktoré potrebujete, a aby ich mohli pochopiť aj ďalší odborníci, ako napríklad bankári a daňoví audítori. Avšak outsider nemusí robiť takú dobrú prácu ako zasvätený, aby pochopil, ako funguje vaša firma a aké informácie považujete za najužitočnejšie. Napríklad váš účtovník pravdepodobne nebude rozumieť typom zásob, ktoré nesiete z pohľadu obchodníka. Napriek tomu informácie o tom, ako sa pohybujú rôzne kategórie tovaru, môžu byť dôležité pre jemné ladenie vášho nákupu.
Typy účtovného softvéru pre firmy
Online účtovný softvér: Online účtovné programy vám ponúkajú výhodu synchronizácie vášho účtovného systému s vašimi bankovými účtami. Tento prístup uľahčuje zadávanie transakcií tým, že ich jednoducho nájdete vo vašich bankových informačných kanáloch a potom kliknete na pravé tlačidlá. Táto funkcia znižuje možnosť, že vám chýba výdavky, ako by ste mohli, keby ste začínali s papierovými potvrdeniami a stratení. Používanie on-line účtovného softvéru tiež umožňuje prístup k vášmu účtovnému programu z ľubovoľného počítača, a nie je potrebné používať vlastnú pracovnú plochu. Avšak on-line účtovné programy trvajú dlhšie ako verzie pre stolné počítače na spracovanie každej transakcie a tentoraz sa pridáva pri vytváraní desiatok záznamov. Tiež postup porovnávania príjmov s bankovými kanálmi môže byť pomalý a ťažkopádny a tento krok je potrebný, ak jeden nákup zahŕňa položky vo viacerých kategóriách, ako sú materiály a zásoby. QuickBooks je najobľúbenejší a najviac hodnotený online účtovný softvér. Spoločnosť Xero je pre používateľov počítačov Mac veľmi uznávaná a Zoho funguje veľmi dobre pre veľmi malé podniky.
Softvér na účtovanie pracovnej plochy Hoci on-line účtovné programy rastie v popularite, verzie pre počítače stále prinášajú výhody pre mnohých používateľov. Môžete si zakúpiť desktopový účtovný program s jednorazovým nákupom, zatiaľ čo on-line programy si účtujú priebežný mesačný poplatok. Keď používate program pre stolné počítače, všetky vaše informácie sú ľahko dostupné vo vašom počítači, namiesto toho, aby sa nachádzali v cloude, kde sú zraniteľné v dôsledku problémov s bezpečnosťou a rozsiahlych porúch systému. Desktopové účtovné systémy majú tendenciu byť oveľa jednoduchšie ako systémy založené na cloudových systémoch, čo uľahčuje lokalizáciu a identifikáciu chýb a nekonzistencií. Vzhľadom na ich relatívnu jednoduchosť sa desktopové systémy ľahšie prispôsobia individuálnym potrebám vašej spoločnosti.
Vlastné a manuálne systémy účtovníctva
V skutočnosti nepotrebujete účtovný softvér, ak je vaša firma malá a vaše potreby sú jednoduché. Môžete navrhnúť tabuľky pomocou programu Excel alebo Tabuľky Google, ktoré vám pomôžu sledovať a pridať premenné, ktoré potrebujete vedieť, ako sú kategorizované výdavky a priebežné zárobky. Tieto programy vám pomôžu uchovávať a usporadúvať vaše informácie v akejkoľvek situácii, ktorá má zmysel pre vašu firmu, a domáce tabuľky vytvárajú dokonale legitímne účtovné systémy, pokiaľ vám povedia, čo potrebujete vedieť, aby ste platili dane a pochopili svoje operácie. Môžete napríklad nastaviť mzdový systém, ktorý zaznamenáva hodiny strávené na konkrétnych úlohách, ako je výroba. Potom môžete použiť tieto čísla na výpočet priemernej dolárovej hodnoty vyrobeného výrobku za výrobnú hodinu a môžete sledovať, ako sa tento údaj mení každý týždeň.
Ale nemusíte dokonca potrebovať počítač na podnikanie účtovníctva. Je úplne legitímne držať ručne písané knihy, ako to robili majitelia podnikov už celé stáročia. Kancelárske zásobovacie predajne predávajú účtovné knihy s vhodne veľkými stĺpmi a môžete ich použiť na zozname a kategorizáciu príjmov a výdavkov. Pri ručnom účtovnom systéme musíte pripočítať všetky čísla ručne, čo dramaticky zvyšuje čas strávený účtovaním. Ručné účtovné systémy však nie sú citlivé na druhy problémov s počítačom a riziká strate údajov, ktoré narazíte na počítačové systémy. Pravda, váš dom by mohol spáliť a môžete stratiť svoju knihu, ale zlyhania hardvéru sú oveľa bežnejšie ako požiare domu.
Jednoduché účtovanie verzus účtovanie s dvojitým vstupom
Ak je vaša firma malá a relatívne jednoduchá, môžete si vybrať medzi účtovníctvom s jednoduchým a dvojitým účtovníctvom. Jednoduchý systém jednoducho sleduje to, čo ste vynaložili a zarobili, a sumarizuje tieto sumy. Ak používate ručne zapísanú knihu alebo ak ste vytvorili svoje vlastné tabuľky, s najväčšou pravdepodobnosťou používate účtovanie s jedným vstupom. Systém dvojitého vstupu synchronizuje vaše účtovné informácie s vašimi bankovými účtami a ďalšími informáciami relevantnými pre vašu súvahu. Zakaždým, keď zaznamenáte, že vaša spoločnosť zarobila výnos, urobíte (alebo váš účtovný softvér urobí) zodpovedajúcu položku, ktorá ukáže, kde sa tieto peniaze zobrazujú vo vašej firme, napríklad na konkrétnom bankovom účte. Podobne pokaždé, keď zaplatíte výdavky, podvojný systém ukazuje, ako vaša firma vynaložila peniaze. Neexistuje žiadna právna požiadavka, aby ste udržiavali systém podvojného účtovníctva, ale ak budete mať knihy s jednoduchým vstupom, mali by ste vytvoriť spôsob, ako porovnať a zosúladiť váš účtovný systém s vašimi bežnými aktívami.
Výber správneho účtovného systému
Neexistuje žiadny účtovný systém, ktorý by bol vhodný pre každú firmu. Pri výbere spôsobu nastavenia vašich firemných kníh zvážte, aký typ informácií najviac potrebujete a aké zdroje ste ochotní venovať. Ak nenávidíte prácu s číslami a sotva máte zmysel pre vás, zamestnajte externého profesionála, ale stále sa snažte učiť čo najviac, aby ste pochopili správy, ktoré dostanete. Ak máte čas a záujem, urobte čo najviac svojho vlastného účtovníctva. Informácie, ktoré zostavujete, budú relevantné a zmysluplné a získate cenné informácie o tom, ako môže byť vaša firma najúspešnejšia.
