Dokumentácia je dôležitá pre každú implementáciu systému a účtovný systém nie je výnimkou. Dokumentovanie sa zvyčajne robí na papieri alebo na internete s vysvetleniami, prečo bolo prijaté určité rozhodnutie nad ostatnými. Dokumentácia je zvyčajne štandardná v rámci firmy a je vykonávaná rovnakým spôsobom pri každom zavedení nového systému, čo uľahčuje čítanie a výskum akéhokoľvek problému.
Riešenie problémov
Význam dokumentácie účtovného systému je jasne viditeľný, keď sa niečo pokazí a ľudia potrebujú zistiť, ako ho opraviť. Napríklad: Systém platenia účtov pridáva divákom niektoré dodávateľov. Najjednoduchší spôsob, ako zistiť príčinu tohto problému, je preskúmanie dokumentácie, aby ste zistili, ako bol systém nastavený a prečo. Je to dôležité, keď sa prvýkrát používa systém a ľudia hľadajú neočakávané problémy. Možno, že správa požaduje informácie, ktoré neexistujú. Hľadanie dokumentácie pomôže pri riešení problému tým, že ukáže, kde sú tieto informácie nastavené v systéme.
rozhodnutie
Dokumentácia účtovného systému by mala predstavovať rozhodnutia, ak sa implementuje systém. Mnoho systémov umožňuje veľa flexibility a spolu s flexibilitou prichádzajú aj rozhodnutia. Napríklad dokumentácia by ukázala, kto rozhodol, koľko číslic by mal účet mať, a dôvody, prečo bolo toto rozhodnutie urobené. To je veľmi dôležité, keď firma prechádza veľkými zmenami a nové vedenie chce chápať rozhodnutia, ktoré už ľudia nemajú. Možno tieto rozhodnutia boli múdre; možno nie. Ale aspoň existuje nejaká dokumentácia o rozhodnutiach pre firmu.
zmeny
Ak sa systém musí aktualizovať pomocou novej verzie alebo nového modulu, správna dokumentácia vám môže pomôcť pri rýchlejšom procese. Je to dôležité, ak bol účtovný program navrhnutý špeciálne pre spoločnosť. Všetky technické podrobnosti sú veľmi dôležité pri posudzovaní kompatibility s iným softvérom a akýmikoľvek potrebnými zmenami programu. Môžete napríklad potrebovať modul fixného majetku a chcete, aby tento modul preniesol informácie do hlavnej knihy. Dokumentácia by mala poskytnúť informácie o tom, či to môžete urobiť, a ak áno, čo treba urobiť. Zvyčajne používatelia informačných technológií (IT) používajú dokumentáciu na technické informácie.
formát
Dobrá dokumentácia pre účtovné systémy je zvyčajne kombináciou vývojových diagramov a textu. V mnohých prípadoch diagram údajov ukazuje, ako bol systém vyvinutý a implementovaný lepšie ako text. Tieto môžu byť trochu zložité na pochopenie, preto sa uistite, že vaša dokumentácia má legendu, aby ste mohli sledovať koncepty.
Ďalšie formáty pre dokumentáciu majú formu dotazníkov, kde sú kladené konkrétne otázky a sú zdokumentované odpovede. Na základe odpovedí, správ a ďalších problémov účtovného systému sú vyriešené. Mnohokrát dokumentácia má vývojové diagramy aj dotazníky.
dôležité informácie
Mnohé firmy dokumentujú, ako a prečo bol vybraný určitý účtovný systém namiesto iných. To môže poskytnúť používateľom naozaj dobrú predstavu o tom, čo bolo potom myslené, aj keď nikto z rozhodovacích orgánov nie je na otázky. Keďže implementácia systému môže byť drahá, zvyčajne sú k dispozícii zápisy zo stretnutí, ktoré dokumentujú rozhodovací proces. Možno, že bezplatný výcvik ponúkol jeden predajca, ktorý bol atraktívnejší než iný. Takže ešte pred implementáciou systému by mala byť dostupná aj dokumentácia.
