Účtovná závierka spoločnosti zahŕňa výkaz ziskov a strát, súvahu a výkaz peňažných tokov. Výkaz ziskov a strát sumarizuje výnosy, náklady a zisky v účtovnom období. V súvahe sú uvedené aktíva, pasíva a vlastné imanie a výkaz o peňažnom toku sumarizuje príjmy a odtoky peňažných prostriedkov. Presné finančné výkazy sú dôležité, pretože vedenie, investori, veritelia a externí audítori sú závislí od spoľahlivých a úplných informácií na posúdenie finančného zdravia a výkonnosti spoločností. Presnosť začína zápismi do denníka a končí s vedúcim pracovníkom, ktorý potvrdzuje spoľahlivosť informácií.
Zabezpečte správnosť procesu zadávania údajov, ktorý zahŕňa účtovníctvo finančných transakcií a zasielanie denníkov do účtovnej knihy. Ak odborníci v oblasti zadávania údajov robia chyby v matematike alebo zadajú údaje do nesprávnych účtov, dokonca ani sofistikovaný účtovný balík ich nezistí. Školenie a náhodné sledovanie sú dva spôsoby, ako zabezpečiť kontrolu kvality v procese zadávania údajov. V novembri 2010 v článku "Northern Nevada Business Weekly" certifikovaný verejný účtovník Mike Bosma odporúča, aby ste zadávateľom údajov poskytli vytlačenú tabuľku účtov spoločnosti, aby ste ich mohli použiť ako referenciu, aby zadali údaje do správnych účtov.
Zosúladte účtovné záznamy s externými záznamami, ako sú výpisy z bankoviek, faktúry s dodávateľmi, výpisy z kreditnej karty a iné dokumenty. Čísla by mali zodpovedať. Napríklad, peňažné zostatky vo vašej súvahe by mali zodpovedať koncovému zostatku vo vašom výpise z banky. Podobne by sa malo zostatok dlhodobého záväzku rovnať celkovým zostatkom na hypotekárnych a iných dlhodobých úverových dokumentoch.
Skontrolujte, či nie sú zjavné chyby v súvahe. V usmernení zverejnenom na internetovej stránke Illinois Small Business Development Center v Illinois State University odporúča, aby vlastníci malých podnikov hľadali zrejmé chyby v súvahe, ako napríklad negatívne hotovostné saldo.
Prečítajte si výkaz ziskov a strát z možných chýb. Náklady na predaný tovar by nemali byť rovnaké každý mesiac, pretože predajné zloženie sa pravdepodobne bude meniť každý mesiac. Ak máte fixné aktíva, mala by sa uviesť položka na odpisové náklady. Overte, či ste vykonali úpravu záznamov o časovo rozlíšených, ale neplatených nákladoch, ako sú výdavky na úroky a mzdy.
Overte, či ste vo výkaze peňažných tokov vykonali úpravy nepeňažných výdavkov. Rozdiel v čistej hotovostnej bilancii medzi predchádzajúcim a bežným obdobím by mal zodpovedať zmene vašich výpisov z bankového účtu za predpokladu, že výnosy z úveru prechádzajú bankovými účtami vašej firmy.
Ak zaznamenáte anomálie, postupujte so svojím účtovníkom, správcom obchodu alebo vedúcim skladového hospodárstva. Napríklad vyššia ako normálna bilancia zásob môže byť výsledkom príliš veľa zastaraných alebo ukončených položiek na sklade. Vysoká výška výnosu z predaja môže znamenať problém s kontrolou kvality vo vašom výrobnom závode alebo v zariadení vášho dodávateľa.
