Mapovanie informácií je jasná a účinná dokumentačná metóda pre spoločnosti, ktoré už vyvinuli svoje postupy, politiky a podporné dokumenty. Podniky, ktoré sa práve začínajú formalizovať svoje postupy, môžu tiež využiť metódu dokumentácie mapovania informácií. Mapovanie informácií zjednodušuje dokumentáciu tým, že zabraňuje duplicite pokynov alebo informácií medzi jednotlivými postupmi. Poskytuje tiež formát na organizovanie informácií v dokumente tak, aby bol ľahšie pochopiteľný. Prevod dokumentácie vašej spoločnosti na formát informačnej mapy môžete vykonať niekoľkými jednoduchými, hoci časovo náročnými krokmi.
Preskúmajte všetky firemné dokumenty a systematicky organizujte obsah do kategórií obsahujúcich podobné pokyny. Vylepšite obsah kategórie odstránením konfliktov a duplicít.
Napríklad v mnohých postupoch existuje časť zodpovedností. Pre tento typ obsahu by ste zhromažďovali všetky informácie o "zodpovednosti" v celej dokumentácii. Pritom môžete vidieť konflikty v zodpovednostiach alebo oblastiach, kde jedna zodpovednosť prekrýva druhú zodpovednosť. Odtiaľ zjednodušte obsah, aby ste odstránili duplicity alebo konflikty. Ďalší obsah, ktorý je potrebné zvážiť, zahŕňa definície a bezpečnostné opatrenia.
Vytvárajte centrálne dokumenty alebo iné archívy informácií o kontrole revízie pre každý typ obsahu.
Vráťte sa k nášmu príkladu zodpovednosti a vytvorte jeden dokument, v ktorom sa uvádza obsah zodpovednosti, ktorý ste vylepšili v poslednom kroku. Nezabudnite uviesť postupy, v ktorých sa vykonávajú zodpovednosti. Tým sa zabezpečí, aby bola dokumentácia správne prepojená.
Teraz, keď sa podobný obsah premiestni do centrálneho dokumentu, môže byť starý obsah odstránený z pôvodných postupov. Odstráňte starý obsah z pôvodných postupov s odkazom na nový centrálny referenčný dokument.
Aktualizujte zostávajúci obsah dokumentácie počas procesu revízie na informačný mapovaný formát. Usporiadajte obsah dokumentu zoskupením príslušných informácií. Zahrňte podpoložky. Ak je to možné, použite tabuľky, aby bol obsah lepšie vizualizovaný. Vytvorte osvedčené postupy tak, že zahrnete akékoľvek domorodé znalosti alebo kroky, ktoré zamestnanci zvyčajne vykonávajú, ale neboli v postupe zdokumentované.
Tipy
-
Mapovanie informácií sa pohybuje od jednoduchých po zložité a môže sa ďalej rozšíriť o zahrnutie merateľnej spätnej väzby pre manažment. Pre zložitejšiu implementáciu je možné využiť profesionálne služby z inštitúcií, ako je zakladajúca spoločnosť Information Mapping, Inc., aby ste optimalizovali svoje namapované alebo nezmapované postupy. (Pozri zdroje)
