Podniky využívajú rôzne formy marketingu a komunikácie každý deň. Návrh a obsah hlavičkového papiera používaného pre každý druh komunikácie sú často prvá vec, ktorú vyhliadka vidí v spoločnosti. Hoci dizajn a kreativita majú nekonečné možnosti, spoločnosti obvykle dodržiavajú štyri štandardné hlavičkové papiere v obchodnej komunikácii.
Štandardná hárka
Štandardný hlavičkový papier sa obvykle vzťahuje na celý subjekt a typicky sa používa na administratívne alebo služobné účely. Publikum je zvyčajne všeobecné a rozšírené a písmeno môže byť formulár, napríklad predvolený list, oznámenie alebo faktúra. Štandardný hlavičkový papier obyčajne obsahuje iba názov a adresu spoločnosti, ako aj logo alebo vodoznak loga, ak má spoločnosť jeden.
Špecializované hárky
Špecializovaný hlavičkový papier je podobne ako štandardný hlavičkový papier, s výnimkou toho, že zvyčajne pochádza z konkrétneho oddelenia spoločnosti, ako je účtovníctvo, právne alebo marketingové. Publikum sa môže viac zaujímať o oblasť, z ktorej dostávajú komunikáciu. Napríklad v maloobchodnej spoločnosti môže byť publikom skupina dodávateľov pre výrobnú oblasť spoločnosti alebo skupinu audítorov pre účtovnú oblasť spoločnosti. Podobne ako štandardný hlavičkový papier zahŕňa aj špeciálny hlavičkový papier názov firmy, adresu a logo alebo vodoznak; je však zahrnuté oddelenie alebo oblasť špecializácie spoločnosti, ako aj všetky ostatné obrázky alebo logá, ktoré sú k oddeleniu osobitné.
Vlastná hárka
Vlastný hlavičkový papier je zvyčajne viac objektovo špecifický ako ostatné typy a vo všeobecnosti pochádza od jednej konkrétnej osoby. Tieto hlavičkové papiere sa bežne používajú na komunikáciu v interfejsoch, ako sú poznámky alebo prezentácie. Používajú sa aj na externé komunikácie a vo všeobecnosti nie sú určené na používanie na dokumentoch formulára. Ako príklad znova používa maloobchodný priemysel, manažér projektu môže mať svoj vlastný hlavičkový papier, ktorý sa použije pri odosielaní externých komunikácií svojim nezávislým dodávateľom. Spolu s názvom spoločnosti, adresou, logom a konkrétnou oblasťou obsahuje hlavičkový hlavičkový papier aj meno odosielateľa, ako aj obchodné kontaktné informácie.
Výkonná hlavička
Výkonný hlavičkový papier je podobne ako hlavičkový hlavičkový papier v tom, že jeho zamýšľané publikum a predmety sú špecifické pre jednu osobu alebo problém. Tento konkrétny hlavičkový papier je vyhradený pre personál na úrovni riaditeľa alebo vyššej a používa sa na účely od koncových písmen po ponuku písmen. Výkonný hlavičkový papier sa môže nachádzať aj na formulári od jedného konkrétneho vedúceho pracovníka. Napríklad, výkonný môže mať mnoho rôznych listových formulárov odoslaných na predvolené účely. Napriek tomu, že sú príjemcovia v prírode, príjemcovia pravdepodobne vykazujú primeranú odpoveď pri prijímaní komunikácie z konkrétnej vyššej pozície, na rozdiel od prijatia listu formulára odoslaného viacerým príjemcom na štandardnej hlavičke. Výkonný hlavičkový papier je formátovaný podobne ako vlastný hlavičkový papier, hoci môže zvýrazniť názov konkrétneho odosielateľa s odvážnym alebo väčším písmom. Papier je tiež zvyčajne vyššej kvality.
Návrh a formátovanie
Všetky firemné hlavičkové papiere by mali mať jedinečný dizajn, ale mali by byť čo najprísnejšie vo formáte. Návrh by mal svojmu publiku ukázať kultúru a ochrannú známku vašej spoločnosti okamžite. Napríklad, ak má vaša spoločnosť špecifické marketingové farby, logá alebo slogany, mali by byť uvedené vo všetkých hlavičkových papieroch. Ak používate iba čiernobielu tlač, vaše logo a slogan by mali byť ešte výraznejšie. Písmo Vášho hlavičkového papiera by malo vyniknúť; pre čitateľa by však nemala byť ohromujúca ani nečitateľná. Konkrétne by Váš hlavičkový papier nemal zaujať viac stránky než je potrebné.
