Pri úlohe organizovania administratívneho oddelenia je najlepšie zamerať sa na najefektívnejšie spôsoby, ako zlepšiť efektívnosť, minimalizovať plytvanie a maximalizovať individuálny talent zamestnancov administratívy. Zatiaľ čo niektoré procesy sa budú líšiť v závislosti od potrieb vrcholového manažmentu a veľkosti vašej kancelárie, môžete implementovať základné techniky pre hladší chod a efektívnejšiu kanceláriu.
Zvýšte efektivitu. Zaviesť výkonný prístup k aktivitám. Organizujte denné a týždenné úlohy so zameraním na vysoký výkon, a nie na dokončenie dlhých zoznamov úloh.
Štrukturovanie a integrácia najdôležitejšej administratívnej činnosti vašej kancelárie medzi vedúci zamestnanci. Zamestnávajte vedúcich pracovníkov so správou o výdavkoch a poskytnite administratívnu podporu jednému alebo viacerým členom manažmentu, a nie celému úradu.
Delegujte administratívne úlohy, ako napríklad otváranie pošty, telefonovanie a písanie textu, administratívnym zamestnancom na základnej úrovni vrátane administratívnych asistentov, sekretárky a stážistov.
Aktivity, ktoré nie sú prínosom pre celú organizáciu.Vyhnite sa činnostiam, ktoré nezodpovedajú cieľom stanoveným vrcholovým manažmentom. Napríklad, odstráňte prax plánovania osobných cestovných úprav na poslednú chvíľu alebo povoľte úlohu pracovníkovi nižšej úrovne, ktorý môže vyzdvihnúť a pustiť úlohy bez toho, aby nepriaznivo ovplyvnil tok práce.
Implementujte túžbu manažmentu o zmenu. Často je redukcia nevyhnutnou súčasťou zmeny administratívnej kancelárie, najmä ak správne oddelenie nepracuje súdržne, aby bolo prospešné pre celú organizáciu. Na príklade je kancelária plná výkonných asistentov, ktorí individuálne pracujú na uspokojenie požiadaviek vrcholového manažmentu bez ohľadu na organizačné potreby.
2016 Informácie o platoch pre tajomníkov a administratívnych asistentov
Tajomníci a administratívni asistenti dosiahli v roku 2016 stredný ročný plat vo výške 38 730 amerických dolárov. Na nižšej úrovni získali tajomníci a administratívni asistenti 25-percentný plat 30 500 dolárov, čo znamená, že 75 percent zarobilo viac ako táto suma. Plat 75. percentilu je 48.680 dolárov, čo znamená, že 25% zarobí viac. V roku 2016 bolo v Spojených štátoch zamestnaných 3 990 400 osôb ako tajomníci a administratívni asistenti.
