Keď organizácie alebo vládne agentúry, ako sú mestá a kraje, potrebujú tovar alebo služby, chcú získať čo najlepšie riešenie. V záujme dosiahnutia najlepšieho vyjednávania vydávajú dokumenty na vyžiadanie, ktoré sa nazývajú žiadosť o predloženie návrhov (RFP), žiadosť o cenovú ponuku (RFQ) alebo žiadosť o predloženie ponúk (RFB). Tieto právne dokumenty vyzývajú spoločnosti, aby predložili ponuku na požadované tovary alebo služby. Keď sú tieto materiály rýchlo potrebné, ponuky je možné akceptovať len niekoľko dní. Ak je to tak, organizácie alebo vládne agentúry môžu požiadať záujemcov, aby vyplnili a zapísali cenovú ponuku namiesto plnej ponuky, ktorá môže mať mnoho strán.
Zapíšte číslo ponuky do rámčeka alebo na riadok označený ako "Číslo ponuky". Toto oznámi organizácii alebo vládnej agentúre, ktorá žiada o ponuky, presne to, na aký projekt predkladáte ponuku. Do políčka alebo riadku s označením "Dátum" uveďte dátum, kedy vyplníte číslo ponuky.
Napíšte názov ponuky do rámčeka alebo na riadok s názvom "Názov projektu" alebo "Názov". Toto je možné nájsť na úvodnej strane dokumentov k žiadosti. Napíšte umiestnenie projektu do poľa alebo na riadok s názvom "Poloha". Ak zadávate ponuky na poskytovanie produktov, je to miesto, kde by ste doručovali produkty.
Zahrňte informácie o vašej spoločnosti. K dispozícii sú boxy alebo riadky na napísanie mena spoločnosti, telefónne číslo, adresu a meno zamestnanca, ktorý písal a schválil ponuku.
Napíšte typ požadovanej práce do rámčeka alebo na riadok s označením "Typ práce". Ak napríklad zadávate ponuky na poskytovanie služieb v oblasti správy stavieb, napíšte "Správa výstavby".
Napíšte, čo chcete poskytnúť organizácii alebo vládnej agentúre v časti "Pracovné zaradenie". Pre každú poskytnutú službu alebo produkt napíšte časť, ktorú požadujete, aby ste dostali platbu v časti "Čiastka ponuky" vpravo od časti "Zapracovaná práca". Celkový stĺpec "Suma cenovej ponuky" v poli "Celková ponuka" v riadku.
Vyplňte časť "Potvrdenie doplnkov". Dodatky vydáva organizácia alebo vládne agentúry, keď dôjde k zmene v dokumentoch k žiadosti. Uveďte číslo dodatkov v tejto časti a dátum vydania. Tieto informácie sa nachádzajú v individuálnom dodatku. Nie sú vždy vydané dodatky; ponechajte túto časť prázdnu, ak nie sú žiadne dodatky.
