Predbežne schválený plán platby, inak známy ako PAPP, poskytuje pohodlie svojim zákazníkom, ako aj fakturačnému oddeleniu. Povolením, aby vaša spoločnosť previedla určenú sumu finančných prostriedkov z kontrolného alebo sporiaceho účtu na vopred stanovený dátum, sa vaši zákazníci nemusia vyrovnávať s ťažkosťami pri uskutočňovaní pravidelných platieb. Podobne dohoda oslobodí fakturačné oddelenie od vystavovania faktúr a spracovania niektorých platieb. Pretože potrebujete písomné oprávnenie na prístup k účtu vedenému iným zákazníkom, musíte zabezpečiť prístup k účtu písomne pomocou formulára PAPP.
Zbierajte základné informácie o zákazníkoch. Formátovať časti formulára, aby zákazníci zadali svoje meno, telefónne číslo spoločnosti a fakturačnú adresu na formulári PAPP. Zahrňte pole pre všetky informácie o zákazníkoch, ktoré vaše platobné oddelenie uchováva pre každého zákazníka.
Zbierajte informácie na bežnom účte, z ktorého zákazník schvaľuje platbu. Zbierajte názov a adresu domácej banky, jej smerové číslo - prvé deväťmiestne číslo umiestnené v ľavom dolnom rohu šeku - a číslo bankového účtu - sériu čísel, ktoré sa riadia smerovým číslom. Banky vytvárajú svoje systémy číslovania vlastných účtov, takže môžu mať akúkoľvek dĺžku.
Získajte zrušenú kontrolu od zákazníka a potvrďte informácie o bežnom účte.
Poskytnite písomné vyhlásenie, ktoré oprávňuje vašu spoločnosť, aby podľa potreby vykonala výbery z určeného účtu. Ak dátum fakturácie a vyúčtované množstvo zostanú konštantné, nechajte prázdne polia pre zákazníka alebo agentúru fakturácie dokončiť. Vzorový prípis by mal čítať: "Týmto povoľujem (názov spoločnosti), aby debetoval môj účet za $ ** _ na ** _ každého mesiaca. Potvrdzujem, že mám oprávnenie povoľovať debty z vyššie uvedeného účtu a súhlasím s týmito zmluvnými podmienkami."
Poskytnite zákazníkom priestor na podpísanie a zadanie vyhlásenia na autorizáciu vášho účtu.
Zahrňte akékoľvek zmluvné podmienky, ktoré budete potrebovať v časti "Zmluvné podmienky". Tieto položky môžu zahŕňať ustanovenia, ktoré od zákazníka vyžadujú, aby prevzali zodpovednosť za vrátené alebo zamietnuté poplatky a poskytli oznámenie o zmene údajov o účte týždeň pred dátumom fakturácie, ako aj ustanovenia o vašej spoločnosti alebo zákazníkovi na zrušenie zmluvy s písomným oznámením.
Výstraha
Zatiaľ čo by ste mali zachovať pôvodnú kópiu dohody PAPP, mali by byť uchovávané na bezpečnom mieste, aby boli finančné informácie zákazníkov bezpečné od tých, ktorí nemajú povolenie na ich používanie.
