Úspešní recepční sú schopní elegantne spravovať viacero úloh a zároveň dať pozitívnemu prvému dojmu svojich spoločností hosťom, návštevníkom a potenciálnym zamestnancom. Či už pracujete v malej profesionálnej firme alebo veľkej nadnárodnej spoločnosti, správne organizačné schopnosti môžu byť kľúčom k udržaniu efektívnej recepcie. Najlepšie nápady na organizovanie recepcií zjednodušujú rutinné úlohy a zefektívňujú pohostinnosť.
Rýchle referenčné príručky
Vytvorte rýchle referenčné príručky pre rutinné informácie, ako sú často nazývané čísla, čísla kancelárie a telefónne zoznamy. Laminujte tieto návody, aby ste ich ľahko zvládli a rýchlo zmienkujte. Umiestnite tieto príručky do organizovaného súboru, ak nie sú aktívne používané. Zvážte ďalšie kópie týchto sprievodcov na požiadanie. Tieto príručky vám zvýšia výkonnosť a pomôžu urýchliť rutinné úlohy, ako je prenos hovorov.
Kľúčové stretnutia
Vytvorte zoznam očakávaných návštevníkov pre daný deň podľa času stretnutia. Zadajte meno osoby a koho by ste mali oznámiť po príchode. Tento zoznam vám umožní prispôsobiť privítanie návštevníkom. Napríklad, keď príde hosť, môžete povedať: "Vitajte, pán Smith. Pani Epps je nad tvojím stretnutím nadšená." Tento typ pozdravu robí hosťa viac vítaný a môže pomôcť zlepšiť výsledky jeho stretnutia. Toto prispôsobené uvítanie je zvlášť užitočné pre rozhovory so zamestnancami. Ak sa potenciálny zamestnanec cíti privítaný, bude viac spokojný s rozhovorom a bude mať priaznivejší pohľad na prácu v spoločnosti.
Časový rozvrh prerušenia
Uistite sa, že máte správnu zálohu na pokrytie svojich povinností, keď ste na prestávke alebo máte choré dni. Vytvorte "podvodné listy", ktoré načrtávajú základné povinnosti a funkcie, ktoré môžu byť poskytnuté každému, kto vám naplní. Zvážte vytvorenie formálneho harmonogramu, ktorý rotuje povinnosti pokrytia medzi rôznymi oddeleniami vo vašej spoločnosti. Tento rotačný systém vám poskytne viac kontaktov s viacerými časťami podnikania, čo vám uľahčí nasmerovanie otázok v budúcnosti.
Scrapbook spoločnosti
Vytvorte zápisník spoločnosti, ktorý upozorňuje na pozitívne spravodajské správy a aktivity spoločnosti. Vytvárajte tieto knihy, keď máte prestoje a umiestnite ich do čakacej oblasti, aby ich návštevníci mohli prezrieť. Tieto knihy poskytnú návštevníkom konštruktívny spôsob, ako prejsť čas, kým čakajú na ich schôdzku, a pomôžu im lepšie sa oboznámiť so spoločnosťou súčasne. Tým, že budú vaši hostia obsadení, budete mať možnosť sledovať ďalšie úlohy a telefonické hovory, čo zvyšuje vašu organizačnú efektivitu.
občerstvenie
Občerstvenie nechajte ľahko dostupné na recepcii. Inštalujte malú chladničku na uloženie studených nápojov pod stôl alebo v čakacom priestore. K dispozícii máte kávovar s jedným šálkom, spolu so štandardnými kávovými výrobkami, ako je cukor a krém. Umiestnite zásobník pečiva na recepciu alebo misku s tvrdými bonbónmi. Tým, že máte tieto občerstvenie blízko, ste schopní poskytnúť hosťom vašej spoločnosti príjemný príjem bez toho, aby ste museli opustiť priestor recepcie.
