Osobný obchodný list je napísaný od jednotlivca k spoločnosti alebo organizácii. Takýto list môže byť napísaný z viacerých dôvodov: vyriešiť problém ako chyba na účte; požiadať o vrátenie alebo výmenu výrobku; chváliť dobrú prácu zamestnanca; alebo požiadať o darovanie času, peňazí, produktov alebo služieb v prospech. Bez ohľadu na dôvody je osobný obchodný list napísaný na prázdnom papieri, nie na hlavičkovom papieri. Zvážte nasledujúci prípad pri ďalšom napísaní.
Nastavenie stránky
Použite 1-palcové okraje na hornej, dolnej a bočnej strane stránky. Ak je váš osobný obchodný list krátky, zvyšte horný okraj na 2 palce a strany na 1½ palca. Použite ľahko čitateľné písmo, ako je Times New Roman, Arial alebo Cambria, s veľkosťou písma 11 alebo 12 bodov. Jednoducho umiestnite svoje linky.
Štýl písmen
Ak používate štýl blokových písmen, všetky riadky začínajú na ľavom okraji. V prípade modifikovaného štýlu blokov začnite dátum a zatváracie čiary v strede stránky namiesto ľavého okraja.
Vaša adresa a dátum
Vaša adresa (nazývaná aj adresa odosielateľa) začína na prvom riadku stránky a všetky typicky skrátené výrazy ako ulica, byt alebo bulvár by mali byť uvedené (pre formálnosť). Nezabudnite na čiarku medzi názvom vášho mesta a dvojpísmenovou skratkou vášho štátu. Medzi posledným riadkom vašej adresy a dátumom, ktorým je deň dokončenia alebo odoslania písmena, neponechajte žiadny prázdny priestor. Zadajte mesiac, deň a rok na prvom riadku, ktorý bude obsahovať mesiac. Napríklad napíšte "27 septembra 2008" namiesto "27 septembra 2008" alebo "27.9.2008". Nezabudnite na čiarku medzi dátumom a rokom. Ak používate upravený štýl bloku, začnite písať adresu v strede stránky namiesto ľavého okraja.
Meno príjemcu, názov a adresa spoločnosti
Štyri riadky (alebo 1 palec) pod dátumom, zadajte meno príjemcu začínajúce na "Mr." alebo "pani" Použite prvé a posledné mená, za ktorým nasleduje čiarka a názov príjemcu (napr. Správca, Supervízor, Koordinátor). Na nasledujúcom riadku zadajte názov firmy, za ktorým nasleduje adresa spoločnosti (nazývaná aj vnútorná adresa) bez použitia skratiek, s výnimkou štátnych.
pozdravenie
Jeden prázdny riadok neskôr zadajte pozvánku pomocou rovnakého názvu, ktorý sa používa vo vnútornej adrese, začínajúc na "Vážení." Pozdrav v osobnom obchodnom liste by mal skončiť dvojbodkou. Napríklad, "Drahá Lucinda Jonesová:"
telo
V osobnom obchodnom liste začína telo na prázdnej línii po pozdravení. Každý bod v tele sa ospravedlňuje jedným priestorom a ľavým okrajom a medzi odsekmi zostáva prázdny riadok. Stručnosť je kľúčová: Začnite s priateľským otvorením, po ktorom nasleduje účel písmena. Druhý odsek by mal odôvodniť účel; uveďte podrobnosti, ako sú čísla účtov, čísla faktúr, dátumy zásielok alebo služieb a názvy produktov alebo zamestnancov, ktoré vám pomôžu čitateľovi a vašej veci. Uveďte iba relevantné pozadie a podporné informácie, pričom pamätajte, že váš čitateľ je zaneprázdnený. Posledný odsek by mal zopakovať účel (z prvého odseku) av prípade potreby požiadať o určitý druh akcie.
Uzavretie a vedenie záznamov
Uzavretie osobného obchodného listu by malo byť ľavé, ak nepoužívate upravený štýl bloku, ktorý vyžaduje začiatok zatvárania v strede stránky. Ak uzatvárate viac ako jedno slovo (napríklad "Ďakujeme" alebo "S pozdravom"), zapíšte iba prvé písmeno prvého slova a po poslednom slove použite čiarku a nie dvojbodku, ako je navrhnuté po pozdravení. Tri prázdne riadky neskôr zadajte celé meno. Môžete vytlačiť svoj list a fyzicky podpísať svoje meno medzi uzáverom a napísaným menom, ak chcete. Osobné obchodné listy zaznamenávajú komunikáciu medzi vami a podnikaním. Preto je dobré mať kópiu osobných obchodných listov, ktoré píšete. Ak máte pochybnosti o príchode prostredníctvom pošty, osvedčte ich na pošte pred ich odoslaním, aby ste vedeli, kedy spoločnosť dostane vaše listy.
