Účtovanie zásob paliva vyžaduje funkčnú metódu objemového merania pri prijímaní a vydávaní paliva. Environmentálne faktory môžu spôsobiť vnímaný nedostatok zásob; napríklad pri vysokých teplotách môže časť paliva v neplachovaných nádržiach vyparovať, a preto nie je k dispozícii na meranie objemu kvapaliny, alebo dokonca uniká, keď je nádoba otvorená na ručné meranie. Alternatívne môže chladné počasie spôsobiť kontrakciu objemu v zásobe tekutého paliva. Pre zabránenie krádežím pomocou uzamykacích mechanizmov je tiež dôležité udržiavať presný inventár paliva.
Zaznamenávajte palivové transakcie v denníku. Spoločnosti s viacerými miestami by mali mať denník pre každé miesto vydávania, ktorý pravidelne aktualizuje administratívny personál lokality. Riadiaci pracovníci spoločnosti by mali vedieť osobný denník transakcií palív. Zdieľané vozidlá by mali mať svoje vlastné prihlasovacie údaje okrem nezávislých protokolov vodiča, aby sa tieto dve súbory údajov neskôr mohli porovnávať. V lodných denníkoch vozidiel a vodičov by mala byť zahrnutá aj vzdialenosť prejdená každý deň na monitorovanie účinnosti paliva.
Pravidelne kombinujte údaje z lodných denníkov do tabuľky počítača, aby ste vytvorili väčší obraz o organizačnom používaní paliva. Spoločnosti s palivovými skladmi môžu použiť údaje z denníka, aby určili, koľko paliva zostáva na sklade.
Manuálne skontrolovať a zaznamenávať skutočné palivo v sklade pravidelne pomocou mechanizovaných indikátorov a ručného prístroja. Porovnanie skutočného zásoby paliva s odhadom tabuľkového procesora založeného na protokoloch môže upozorniť spoločnosť na chybné zariadenia alebo krádeže čerpadiel. Podľa Cantest Solutions Inc. by odparovanie paliva nemalo mať za následok viac ako 0,125% rozdiel v meraní dokonca aj v priemere v letnom dni. Rozdiely výrazne vyššie ako to môžu znamenať problém.
Uzamknite čerpadlá a plynové uzávery vždy, keď ich nepoužívate. Tým sa zabráni zmršťovaniu zásob kvôli krádeži.
Porovnávajte údaje z jedného mesiaca s ďalším pomocou údajov z lodných denníkov a tabuliek. Odkazovanie na údaje môže odhaliť trendy týkajúce sa spotreby paliva a môže dokonca poskytnúť užitočný ukazovateľ údržby vozidla, pretože záznamy budú sledovať spotrebu paliva každého vozidla.
Tipy
-
Vytváranie viacerých tabuliek na základe údajov v denníku umožňuje zamestnancom účtovníctva sledovať rôzne faktory relevantné pre firmu. Niektoré podniky, napríklad čerpacia stanica, môžu byť spokojné so zaznamenávaním jednoduchých informácií o palivách a vyčerpávaní správ, zatiaľ čo podniky, ktoré používajú vozidlá flotily, môžu získať užitočný prehľad o komplexnejšej evidencii a oznamovaní.
Výstraha
Je dôležité, aby ste z času na čas robili ručné merania, najmä pri riadení podzemných palivových nádrží. Mechanizované čítacie zariadenia môžu zlyhať a nádrže môžu unikať, čo znamená, že jednoduchý test objemu s pravítkom na meranie mierky môže vyvolať problém predtým, než sa snehové gule do niečoho závažnejšieho.
