Zatiaľ čo e-mail a iné formy digitálnej komunikácie zatienili fax v zmysle popularity, mnohé spoločnosti a jednotlivci stále posielajú faxy. Faxy sú obzvlášť užitočné, keď odosielate podpísaný dokument, keď nie je k dispozícii digitálny súbor dokumentu a ak odosielateľ alebo príjemca nemá prístup k počítaču alebo PDA. Po vytvorení šablóny faxu ju môžete znova a znova použiť.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Počítač s programom na spracovanie textu a tlačiarňou
-
pero
-
papier
Vytvorte štandardný dokument na spracovanie textu s rozmermi 8-1 / 2 x 11 palcov s horizontálnym textovým blokom v hornej časti, dvoma krátkymi stĺpcami pod ním a veľkým textovým políčkom pod stĺpcami.
Do horného textu v hornej časti dokumentu vložte svoje telefónne číslo, faxové číslo a poštovú adresu. Ak je to vhodné, pridajte logo spoločnosti v ľavom rohu horizontálneho bloku.
V ľavom stĺpci pod horizontálnym blokom pridajte meno príjemcu, prípadne názov spoločnosti, faxové číslo a telefónne číslo. Tiež napíšte "Re:" a zahrňte predmet pre váš fax (napríklad "Today's Orders" alebo "July Sales Figures").
Do pravého stĺpca napíšte svoje meno, prípadne názov spoločnosti, faxové číslo a telefónne číslo. Zahrňte počet strán vrátane poslania, ktoré odosielate. Napíšte dátum, v ktorom odosielate fax. Ak posielate fax na ďalšie osoby, pridajte "CC:" a napíšte meno (mená) príjemcu (príjemcov) a názvy spoločností, ak je to vhodné.
Zahrňte akúkoľvek ďalšiu správu, ktorú máte pre príjemcu, do políčka v dolnej časti stránky.
Korektujte svoj dokument na chyby, chybné napísania a gramatické chyby, pretože takéto chyby môžu vyzerat neprofesionálne.
Tipy
-
Môžete vytlačiť obálku a písať v texte, alebo môžete zadať svoje informácie do dokumentu na spracovanie textu. Druhý je vhodnejší, pretože niekedy rukopis neprenáša tak jasne ako tlačený text.
