Nikto nemá rád dať zlé správy, najmä zamestnancom. Keď však podnikanie znižuje, často je potrebné odložiť ľudí alebo skrátiť hodiny. Tieto správy sú obzvlášť ťažké písať v liste, pretože sa môže zdať, že bez ohľadu na to, ako uvádzate skutočnosti, príjemcovia budú rozhnevaní a rozrušení. Našťastie s určitým plánovaním môžete napísať list, ktorý umožňuje zamestnancom ľahké a pomáha im porozumieť ťažkému charakteru vášho rozhodnutia znížiť počet hodín.
Zadajte dátum. Preskočiť medzeru. Ak personalizujete list každému jednotlivému zamestnancovi, použite funkciu hromadnej korešpondencie v programe na spracovanie textu a pridajte mená a adresy. Prípadne môžete úplne vynechať vnútornú adresu a napísať všeobecné písmeno, ak máte jednoducho príliš veľa zamestnancov, aby ste vytvorili personalizované kópie.
Otvorte písmeno napísaním "Vážení (vložte meno zamestnanca)", za ktorým nasleduje dvojbodka. Ak píšete všeobecné písmeno, napíšte "Milý vážený zamestnanec", za ktorým nasleduje dvojbodka.
Spustite písmeno poskytnutím pozadia. Vysvetlite, že spoločnosť stráca peniaze a čo ste sa pokúsili urobiť, aby ste prekonali pokles. Napíšte v jasnom jazyku, ale dostatočne podrobne, aby zamestnanci pochopili, že spoločnosť prechádza ťažkými časmi. Nezmieňajte znížené hodiny v prvom odseku, pretože zamestnanci potom pravdepodobne prestanú čítať a stratíte príležitosť vysvetliť situáciu alebo pokúsiť sa zachovať si svoju dobrú vôľu.
Vysvetlite zníženie počtu hodín v druhom odseku. Byť špecifický. Koľko hodín môžu pracovníci očakávať, že prídu každý týždeň? Kedy sa vrátia k svojmu bežnému rozvrhu, ak je to možné? Zamestnanci budú mať veľa otázok a riešením týchto otázok sa zabráni zmätku a telefonické hovory do kancelárie.
Zdôraznite dobré správy, ak nejaké existujú. Napríklad, ak znižujete počet hodín, aby ste sa nikomu nepostavili, uveďte to. Ak máte stratégiu, o ktorej si myslíte, že čoskoro dostanete vaše podnikanie späť do čiernej, nechajte zamestnancov pocit vášho optimizmu. Dokonca aj v prípade, že dobrá správa je pomerne nepatrná, pomôže zamestnancovi cítiť, že máte na srdci svoje najlepšie záujmy.
Uveďte informácie o akcii v poslednom odseku. Ak zamestnanci potrebujú urobiť niečo také, ako vyplniť ďalšie papierovanie, dajte im vedieť. Ďakujem im za to, že sme s tebou v tomto náročnom procese.
