Ako nastaviť virtuálnu kanceláriu. V globálnom prostredí pracoviská nemajú prakticky žiadne hranice so zamestnancami umiestnenými na celom svete. Vďaka stále rastúcim cenám nehnuteľností sa virtuálna kancelária stala atraktívnym fenoménom mnohých podnikateľov. Firmy môžu byť umiestnené na určitom mieste, ale zamestnanci vykonávajú každodenné kancelárske záležitosti z rôznych miest, ako je hotel, kaviareň alebo doma.
Rozhodnite sa o adrese firmy pre vašu virtuálnu kanceláriu. Mohlo by to byť číslo poštovej schránky, alebo môžete použiť službu poštovej schránky CMRA (Commercial Mail Receiving Agency) na získanie firemnej znejúcej adresy.
Pozrite sa na možnosti pripojenia. Existuje niekoľko možností vybrať si z toho, či sa jeho e-maily, mobilné telefóny, on-line fóra, instant messenger, VoIP a ďalšie.
Nastavte si zvolenú lokalitu pre virtuálnu kanceláriu, ktorá je pripravená na nastavenie. Vybavte miesto a vytvorte pracovnú atmosféru tak, ako by ste chceli. Uistite sa, že je dostatok priestoru na inštaláciu potrebnej elektroniky, ako sú počítače, faxové prístroje a telefónne linky.
Nainštalujte na svojich počítačoch potrebný softvér v závislosti od vašich potrieb. Niektoré programy sú špeciálne navrhnuté pre webové konferencie, prezentácie, plánovanie schôdzok atď. Je tiež dobrý nápad vybrať spoľahlivý antivírusový program na ochranu počítača pred online útokom.
Obráťte sa na poskytovateľa telefónnej služby a získajte moderný telefónny systém s technológiou interaktívnej hlasovej odozvy (IVR), ktorý vám pomôže spravovať hovory bez toho, aby ste museli byť na mieste. Ich vstavaná technológia prichádza za rozumnú cenu a účtuje sa len za skutočné použitie.
Vytvorte intranetové zariadenie, ktoré má prístup iba zamestnávatelia spoločnosti, aby odovzdávali informácie, dôležité komunikácie, súbory a dokumenty alebo prichádzali do virtuálnej privátnej siete (VPN), aby bol prenesený materiál plne dôverný. Sledujte, kto pristupuje k databáze vašej organizácie tým, že vedie denníky vstupu, výstupu a prístup k informáciám.
Naplánujte svoje oficiálne stretnutia s kolegami, klientmi alebo inými osobami nad šálkou kávy na mieste, ktoré je pre každého dobré. Ak všetky vaše kontakty nemôžu byť fyzicky tam, môžete usporiadať pripojenie pomocou webových kamer, mobilných telefónov a okamžitých poslov.
Uistite sa, že vaši zamestnanci pravidelne vykazujú časové rozpisy na zaznamenanie počtu pracovných hodín. Systematicky pozrite sa na tieto časové rozvrhy na základe odhadovaných hodín potrebných pre konkrétne úlohy, aby sa nepodrobný čas strávil pod kontrolou.
Tipy
-
Niekoľko obchodných aplikácií je vo forme "apartmánov", ktoré zahŕňajú väčšinu programov potrebných na vytvorenie virtuálnej kancelárie a ešte viac. Niektoré z obľúbených balíčkov sú Microsoft Office, Lotus, Corel a AppleWorks. Ak máte rozpočet, poskytnite svojim zamestnancom potrebné vybavenie, ako je laptop, Wi-Fi mobilný telefón, VoIP a ďalšie vybavenie. Potom môžete vy a vašu pracovnú silu efektívne pripojiť.
Výstraha
Zálohujte svoje údaje pravidelne, aby ste sa vyhli úplnému rozpadu svojej každodennej činnosti, ak sa systém zhorší. Môže to byť skrývajúci scenár.
