Videokonferencia znamená akúkoľvek živú videokomunikáciu medzi dvoma alebo viacerými stranami v dvoch alebo viacerých samostatných miestach. Tieto videonahrávky vo všeobecnosti zahŕňajú aj živý zvuk a text. Videokonferencia môže spúšťať rozsah technologickej zložitosti zo statických obrázkov doprevádzaných textom na vysokokvalitné video a audio. Najjednoduchšie verzie môžu pripojiť iba dve miesta, ale sofistikovanejšie verzie môžu poskytovať prenos medzi tromi alebo viacerými miestami naraz.
účel
Hlavným účelom videokonferencie je umožniť osobnú komunikáciu medzi dvoma alebo viacerými ľuďmi na rôznych miestach. Je to populárna alternatíva k telefonickým konferenciám pre podniky a poskytuje individuálnym používateľom lacný spôsob komunikácie so vzdialenými priateľmi a rodinou. Spoločnosť Microsoft vytvorila svoj vlastný softvér na videokonferenciu NetMeeting, ktorý je k dispozícii na bezplatné stiahnutie a ako súčasť rôznych operačných systémov Windows. Niektoré indikácie naznačujú, že videokonferencie môžu niekedy zatracovať tradičnejšie spôsoby komunikácie na diaľku.
Nákladové výhody
Prvoradým prínosom pre podniky, ktoré poskytuje videokonferencia, je zníženie cestovných nákladov zamestnancov. Individuálne stretnutia medzi zamestnancami z viacerých miest môžu často vyžadovať veľké množstvo cestovania od jedného alebo viacerých zamestnancov. Ich cestovné výdavky, ako aj náklady na izbu a stravu, ak je to potrebné, sú účtované ich zamestnávateľovi. Videokonferencia umožňuje osobné stretnutia bez potreby cestovania.
Ziskové výhody
Videokonferencia tiež ponúka možnosť zvýšenia zisku pre podniky. Firmy, ktoré sa ťažko zaoberajú službami zákazníkom, niekedy ponúknu videokonferenciu ako alternatívu k základnej linii pomoci zákazníkom. To umožňuje zástupcom zákazníckych služieb komunikovať vizuálne so zákazníkmi a pridávať neverbálne prvky do dialógu, ktorý môže pomôcť vytvoriť väčší pocit dôvernosti a pohodlia pre zákazníka. V niektorých prípadoch to tiež umožňuje zákazníkom preukázať skôr než vysvetliť povahu ich problému.
Iné benefity
Existuje niekoľko ďalších obchodných prínosov pre videokonferencie. Videokonferencia môže uľahčiť stretnutia a dokonca aj dlhodobú skupinovú prácu medzi vzdialenými zamestnancami alebo spoločnosťami, ktoré by inak boli príliš vzdialené, aby sa cestná doprava stala nákladovo efektívnou. Umožňuje tiež používateľom zdieľať súbory, programy a ďalšie údaje potrebné na to, na akom skupinovom projekte sa pracuje. Komunikácia tvárou v tvár pomáha podnikateľským kontaktom a spolupracovníkom vytvárať pocit komunity, a to aj medzi stranami, ktoré sa nikdy fyzicky nestretnú.
