Základné účtovné funkcie sú nielen dôležité životné zručnosti; sú dôležité pre správne riadenie podniku. Starostlivé vedenie záznamov je nevyhnutné na zabezpečenie súladu, je schopné ilustrovať rast a pokrok v čase a je zodpovedný investorom alebo úverovým inštitúciám. Je vždy dôležité vedieť, koľko peňazí bolo vynaložených, čo a kedy. Mať tieto informácie po ruke a uložené v organizovanom spôsobe uľahčuje spoločnostiam a skupinám, aby vedeli, čo funguje finančne a čo by bolo potrebné zmeniť, aby sa zabezpečilo zlepšenie v budúcnosti.
Prehľad funkcií účtovníctva
Tri hlavné funkcie účtovníctva sú:
- Zhromažďovanie a uchovávanie údajov týkajúcich sa finančných činností podniku. Informácie sa zhromažďujú zo zdrojových dokumentov, ktoré sú najprv zaznamenané v časopisoch a následne zasielané do účtovných kníh, a to buď manuálne alebo pomocou účtovného softvéru.
- Poskytnúť informácie, ktoré možno použiť pre manažérske správy, finančné výkazy, strategické plánovanie a rozhodovanie.
- Poskytnúť kontroly, ktoré efektívne, efektívne a presne zaznamenávajú a spracúvajú údaje.
Úloha účtovníctva v podnikaní
Účtovníctvo zohráva rozhodujúcu úlohu v podnikaní. Komplexné vedenie záznamov zabezpečuje schopnosť poskytovať presné finančné správy, ktoré sa môžu vyžadovať počas auditu, pri štvrťročných správach investorom alebo úverovým inštitúciám. Všetko od ročných alebo štvrťročných daňových podaní až po audity a žiadosti o úver bude pravdepodobne vyžadovať podrobné finančné výkazy. Len vďaka udržiavaniu dôkladných účtovných záznamov môže byť táto informácia dostupná okamžite v prípade potreby.
Byť schopný analyzovať aspekty finančného zdravia podniku, ako sú peňažné toky, ziskovosť a nesplatené pôžičky, je rozhodujúcou súčasťou riadenia podniku. S týmito informáciami manažéri alebo vlastníci môžu určiť, čo pracuje pre ich podnikanie a čo nie, ako aj oblasti, v ktorých by mohli pracovať, aby zlepšili celkové finančné zdravie spoločnosti v budúcnosti.
Špeciálny typ účtovníctva nazývaný manažérske účtovníctvo je zvlášť užitočný pre vedúcich spoločností Pri účtovníctve vedenia účtovníctva sú účtovníci osobitne poverení vypracovávaním finančných správ, ktoré pomôžu manažérom pri prijímaní dôležitých rozhodnutí na usmerňovanie budúcnosti spoločnosti. Toto sa líši od finančného účtovníctva v tom, že vedenie účtovníkov poskytuje usmernenie o tom, ako spravovať firmu. Na druhej strane finančni účtovatelia poskytujú správy, ktoré ukazujú, ako dobre prebieha podnikanie. Celkovo manažéri a finanční účtovníci dodržiavajú rovnaké zlaté pravidlá účtovníctva a musia dodržiavať rovnaké priemyselné štandardy a všeobecné zásady účtovníctva.
Aké sú hlavné funkcie účtovníka
Ak máte záujem o kariéru v oblasti účtovníctva, možno sa zaujímate, aké sú hlavné funkcie účtovníka? Účtovníci sú nevyhnutní pre podniky všetkých veľkostí a typov, pretože sú zodpovedné za zhromažďovanie, presnosť, zaznamenávanie, analýzu a vykazovanie finančných informácií spoločnosti. Niekedy účetní slúžia vo veľkej miere administratívnej úlohe, pričom informácie z finančných dokumentov a ich vloženie do časopisov alebo účtovného softvéru. V iných prípadoch účtovníci slúžia ako poradcovia spoločnosti, analyzujú finančné záznamy a navrhujú prístupy, ktoré podnik môže podniknúť, aby ušetrili peniaze alebo podporovali rast. Väčšie spoločnosti môžu mať celé oddelenie účtovníctva so zamestnancami, ktorí plnia každú z týchto úloh. V niektorých prípadoch môžu malé firmy outsourcovať svojich účtovníkov. To je možné, pretože základné pravidlá účtovníctva sa nelíšia od priemyslu k priemyslu alebo medzi spoločnosťami.
Bez ohľadu na podnikanie, účtovníci sú zvyčajne poverení zhromažďovaním, organizovaním a udržiavaním finančných záznamov spoločnosti. Dôležitou súčasťou tejto úlohy je zabezpečiť, aby sa záznamy zostavovali v rámci zákonov a akýchkoľvek priemyselných predpisov. V prípade spoločností s mnohými pobočkami a účtovníkmi v každom z nich je tiež povinnosťou účtovníka zabezpečiť, aby boli dodržané aj organizačné systémy a štandardy podnikového účtovníctva. Pre dôslednosť je dôležité, aby celá spoločnosť udržiavala svoje záznamy rovnakým spôsobom.
Od účtovníkov sa môže vyžadovať, aby v závislosti od potrieb podniku pripravovali daňové formuláre štvrťročne alebo ročne. V závislosti od veľkosti spoločnosti môže mať niekto v tejto funkcii aj funkcie ľudských zdrojov a zaoberať sa rozdelením daňových dokladov na konci roka zamestnancom. Mnohé oddelenia účtovníctva sú tiež zodpovedné za prípravu výplaty zamestnancov.
Ak spoločnosť používa externých certifikovaných verejných účtovníkov, daňových odborníkov alebo finančných poradcov, môže byť úlohou účtovníka podniku prepojiť sa s týmito dodávateľmi. Účtovný personál môže viesť schôdze alebo konať ako zástupca spoločnosti na stretnutiach s dodávateľmi. Účtovníci tiež pomáhajú pri tvorbe dôležitých finančných rozhodnutí.
Zlaté pravidlá účtovníctva
Každý študijný program v účtovníctve žiada študentov, aby odpovedali na základnú otázku, aké sú zlaté pravidlá účtovníctva? Existujú tri hlavné zásady vyučované a považované za zlaté pravidlá. To znamená, že sú konzistentné v podnikoch a odvetviach. Nemenia sa, bez ohľadu na špecifiká podniku.
Aby ste pochopili zlaté pravidlá účtovníctva, musíte najprv pochopiť systém podvojného účtovníctva. Každá finančná transakcia bude v rámci tohto systému nevyhnutne ovplyvňovať aspoň dva účty zo účtovej osnovy. Napríklad, ak zákazník zaplatil za veľkú objednávku tričiek, ktoré stáli za 1.000 dolárov, odvádzali by ste kategóriu príjmov o 1000 dolárov. Predtým zostávajúca suma za košele by bola však uvedená aj v pohľadávkach. Preto by audítor musel túto kategóriu pripísať o 1000 dolárov.
Prvé zlaté pravidlo účtovníctva sa riadi týmto princípom a uvádza, že vždy debetujete prijímač a pripíšete darcovi v akejkoľvek transakcii.Platí to v prípade osobných účtov, ktoré možno definovať ako účty týkajúce sa jednotlivca, spoločnosti alebo inštitúcie. Dôsledným dodržiavaním tohto princípu by ste mali vždy urobiť dve záznamy pre každú finančnú transakciu.
Druhé zlaté pravidlo účtovníctva hovorí, že by ste mali inkasovať to, čo príde, a započítať to, čo ide. Toto je v podstate rovnaké ako pravidlo číslo jedna, ale nepoužíva sa na osobné účty. Namiesto toho platí toto pravidlo v prípade reálnych účtov, ktoré začínajú debetným zostatkom. Reálne účty sú súvahové účty vrátane aktív, ako sú hotovosť, pohľadávky a budovy, záväzkové účty, ako sú splatné účty a splatné mzdy a účty akcionárskych akcií, ako sú bežné akcie a nerozdelený zisk. Takže v predchádzajúcom príklade by účtovník debetoval prichádzajúce peniaze. Ak by na druhej strane spoločnosť vynaložila peniaze na nákup dodávok, táto transakcia by bola reprezentovaná ako úver spoločnosti.
Tretie zlaté pravidlo účtovníctva sa vzťahuje na nominálne účty, ako sú tie, ktoré zahŕňajú kapitál. Môžu zahŕňať všetko, čo súvisí s príjmami a nákladmi, ako sú zaplatené nájomné, zľavy, nedobytné pohľadávky a provízie. Tretie pravidlo stanovuje, že musíte zaplatiť všetky výdavky a straty a pripísať si všetky príjmy a zisky.
Základy účtovníctva
Ak dúfate, že sa naučíte o účtovníctve, alebo ak chcete nastaviť základný účtovný systém pre vašu malú firmu, máte nejaké dôležité informácie, ktoré musíte zoznámiť. Tradične sa finančné vedenie uskutočňovalo ručne. Kniha používaná na sledovanie finančných transakcií sa nazýva časopis. Dnes môžete radšej používať účtovný softvér, ale výraz "časopis" sa stále zobrazuje často, a to aj v elektronickom účtovníctve. Okrem toho sú základné zásady rovnaké.
Transakcia je finančná udalosť, ktorú je potrebné zdokumentovať. Sledujete výšku transakcie spolu s dátumom, kedy došlo k jej vzniku, opis a účet, ktorý účtuje alebo pripíše.
Niekedy podnik môže používať viaceré časopisy na sledovanie transakcií súvisiacich s rôznymi účtami. Napríklad denník peňažných príjmov môže byť použitý na usporiadanie vášho zoznamu peňazí, ktoré prichádzajú, zatiaľ čo časopis vyplácania hotovosti môže byť použitý na zaznamenávanie finančných prostriedkov. Denník vyplácania hotovosti je rovnaký ako register šekových kníh.
Ak chcete pripraviť potenciálny audit a udržiavať čisté knihy, vždy by ste mali používať samostatný bežný účet alebo kreditnú kartu pre obchodné transakcie. Zmiešanie osobných a firemných účtov nielen zhoršuje vedenie záznamov, ale môže počas auditu vyvolať aj červené vlajky.
Účtovanie sa zakladá na účtovej osnove pre jej rámec. Tento zoznam kategórií príjmov a výdavkov zahŕňa napríklad majetok, záväzky, vlastný kapitál, výnosy, náklady na predaný tovar (neplatí pre servisnú spoločnosť) a prevádzkové náklady. Ostatné výkazy príjmov a nákladov sa vkladajú podľa potreby.
Pri sledovaní finančných transakcií by každá transakcia mala byť kategorizovaná podľa jej typu. Finančné výkazy zvyčajne zahŕňajú len sumu každej kategórie účtu, a nie jednotlivé transakcie. Mesačná, štvrťročná alebo ročná finančná správa, ako napríklad súvaha, zahŕňa celkové aktíva, celkové záväzky a výsledný majetok.
Pri zostavovaní účtovnej závierky je stav spoločnosti zastúpený v súvahe. Je to ako snímka finančného zdravia spoločnosti v určitom okamihu. Aktíva sú buď hmotné alebo nehmotné veci, ktoré podnik vlastní, ako sú peniaze, pohľadávky (peniaze dlhované zákazníkom), investície, budovy, pozemky, vybavenie alebo iné veci. Na druhej strane, pasíva sú to, čo spoločnosť dlhuje iným, ako sú pôžičky, účty kreditných kariet alebo hypotéky. Vlastné imanie alebo kapitál, tretia kategória v súvahe odráža investície spoločnosti do podnikania a akýkoľvek zisk alebo straty za podnikanie od jej začiatku. Tieto tri kategórie musia byť v rovnováhe, takže aktíva musia byť rovnaké ako vlastné imanie plus záväzky.
Ostatné účtovné kategórie sa zvyčajne nezahŕňajú vo veľkom meradle. Príjmy, náklady na predané tovary a prevádzkové náklady sa však zaznamenávajú v hlavnej knihe podniku, ktorá pozostáva zo zostatku každého účtu, ktorý spoločnosť sleduje. Príjem alebo príjem sú finančné prostriedky získané podnikom z predaja tovarov alebo služieb. Ak spoločnosť vyrába tovar skôr než predáva služby, náklady na výrobok sa zaznamenávajú a sú známe ako náklady na predaný tovar. Prevádzkové náklady, náklady na prevádzku podniku zo dňa na deň sa tiež zaznamenávajú a zahŕňajú aj služby ako teplo a vodu pre kanceláriu, internetové služby alebo prenájom, medzi inými.
Okrem súvahy je výkaz ziskov a strát alebo výkaz ziskov a strát (P & L) základným účtovným výkazom, ktorý vykazuje výnosy mínus výdavky s výsledným čistým výnosom alebo stratou.
Je životne dôležité, aby ste mali kvalifikovaného účtovníka bez ohľadu na to, v akej podnikateľskej činnosti sa nachádzate alebo v ktorom odvetví. Z hľadiska dodržiavania predpisov a regulácie voči každodennému a dlhodobému poradenstvu účtovníci analyzujú najzložitejšie finančné aspekty podniku a poskytujú dôležité rady. Účtovníci vám môžu povedať, čo sa deje vo vašej firme, a upozorniť vás na to, čo by sa malo zmeniť, aby sa zabezpečil maximálny rast. Všetky spoločnosti musia uprednostňovať účtovníctvo, či už majú len jedného vyhradeného zamestnanca, dodávateľa alebo celý tím manažérov a finančných účtovníkov.
