Účtovný informačný systém berie všetky údaje a údaje z finančných záznamov organizácie a usporiada ich do riadnej štruktúry. Účtovný informačný systém slúži tri základné funkcie: zhromažďovanie a spracovávanie údajov, poskytovanie informácií osobám s rozhodovacou právomocou v rámci organizácie a kontrola toho, že účtovný personál zaznamenáva informácie presne a chráni údaje.
Zber a spracovanie
Vo zbierkovej fáze účtovného informačného systému, účtovníci alebo účtovníci zhromažďujú a zaznamenávajú údaje z predaja hotovosti, pohľadávok, nákupov hotovosti, záväzkov a miezd medzi inými transakciami. V počítačových systémoch softvérový program spracováva všetky debety a kredity do kompletnej databázy riadenia informácií.
Správy pre správu
Účtovný personál distribuuje správy osobám s rozhodovacími právomocami v rámci organizácie, ako napríklad predajni a marketingoví manažéri, výrobní manažéri, finanční manažéri a všetci vedúci oddelení. Manažment využíva informácie získané z účtovného informačného systému na analýzu bežných operácií a finančného stavu organizácie a vytvára plány a stanovuje ciele pre budúcnosť. Napríklad, súvaha vytvorená zo systému môže ukázať riadeniu, vlastníkom, veriteľom a investorom, kde organizácia stojí v určitom čase.
Presnosť a bezpečnosť
Obmedzenie počtu ľudí, ktorí majú prístup k systému, najlepšie splní tretiu funkciu účtovného informačného systému - zabezpečiť, aby firma udržiavala správne údaje správne. Vedúci organizácie musia rozhodnúť, kto to bude. Napríklad vyškolení úradníci, účtovníci alebo účtovníci vyžadujú prístup k overovaniu a zadávaniu údajov do systému a generovanie prehľadov. Ostatní spolupracovníci organizácie, interné aj externé, vo všeobecnosti nemusia manipulovať s údajmi.
Typy systémov a ich obsah
Podniky zvyčajne automatizujú účtovný informačný systém vo všetkých malých organizáciách. Používatelia počítačov zadávajú údaje do softvérových programov, ktoré dokončia výpočty a klasifikujú a zapisujú položky do príslušných kategórií. Systém potom môže vygenerovať rôzne typy správ v závislosti od požiadavky používateľa. Informačný systém zahŕňa všetky kroky v účtovnom cykle a hardvérová papierová dokumentácia, ktorá dokazuje, že transakcie, ako sú objednávky, faktúry a účtovné závierky, sa stávajú súčasťou systému. V menších podnikoch, ako je napríklad operácia mom-and-pop, pri ktorej sa vyskytuje málo transakcií, môže podnik uchovávať účtovný informačný systém ručne. Účtovník znova používa celý účtovný cyklus a vytvára manuálne správy z výsledkov.
