Podniky stanovujú nákupné postupy, aby zabezpečili, že nákupy sú v najlepšom záujme spoločnosti a že peniaze sa vynakladajú efektívne. Tieto postupy pokrývajú všetko od malých nákupov od jedného dodávateľa až po rozsiahle procesy ponúkania cien. V procese ponúkania ponúk manažér nákupu vyberie najlepšiu ponuku zo zoznamu ponúk predávajúceho na základe nákladov, spoľahlivosti a časového rámca na prijatie tovaru.
Petty Cash
Podniky stanovujú limit pre malé nákupy hotovosti, napríklad 25 alebo 100 USD. Zamestnanec, ktorý uskutočňuje kúpu s drobnými hotovosťami, často robí so svojimi vlastnými peniazmi. Ponechá potvrdenie a odošle formulár svojmu nadriadenému alebo mzdovému oddeleniu, ktorý zahŕňa náklady na položku vrátane dane, dôvod nákupu, dátum a predávajúci. Následne dostáva úhradu za nákup z drobného peňažného fondu.
Otvorený trh
Nákupy na voľnom trhu nevyžadujú procesy ponúkania cien, ale často potrebujú súhlas oddelenia nákupu, pretože cena tovaru je vyššia ako drobný hotovostný limit. Žiadateľ požiada o tovar, niekedy pomenuje konkrétneho predajcu a ak je žiadosť schválená, uskutoční nákup priamo od dodávateľa. Môže nakupovať a dostávať verbálne cenové ponuky od predajcov, ale nemusí a sama môže vybrať dodávateľa.
Predkladanie žiadateľa
Podnik nastaví nákupný limit, aby určil, kedy bude žiadateľ zvládnuť väčšinu procesu ponúkania cien a kedy bude nákupné oddelenie. Ak sú náklady na tovar pod touto hranicou a je potrebný proces ponúkania cien, žiadateľ zostaví zoznam ponúk od dodávateľov a predkladá ponuky nákupnému oddeleniu, ktoré vyberie dodávateľa s najlepšou ponukou. Proces predkladania ponúk žiadateľom môže obsahovať časový rámec na prijímanie ponúk.
Ponuka oddelenia nákupu
Ak náklady na tovar alebo služby prekračujú nákupný limit, nákupné oddelenie sa zaoberá väčšinou procesu nákupu s ponukou pomoci od žiadateľa. Žiadateľ vysvetľuje, prečo potrebuje tovar a nákupné oddelenie požaduje od predajcov ponuky na stanovený počet dní. Po uplynutí tohto času nákupné oddelenie vyberie dodávateľa s najlepšou ponukou.
